Explore the Academy
Mời thành viên vào không gian làm việc của bạn
Chào mừng bạn đến với HeyGen Academy. Mô-đun này, “Mời và Quản lý Thành viên trong Nhóm”, tập trung vào cách đưa đội ngũ của bạn vào không gian làm việc (workspace) chung để có thể cộng tác và bắt đầu tạo nội dung ngay lập tức. Khi bạn sẵn sàng thêm thành viên, trước tiên hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trong workspace dùng chung chứ không phải tài khoản cá nhân. Từ bảng điều khiển Manage Workspace, bạn sẽ thấy tất cả những người đã được mời, vai trò hiện tại của họ, và trạng thái đã chấp nhận hay vẫn đang chờ. HeyGen cũng gợi ý những đồng nghiệp đã đăng ký bằng tên miền email công ty của bạn, giúp bạn thêm họ chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể mời thành viên trực tiếp qua email hoặc sao chép một liên kết chia sẻ để gửi rộng rãi hơn. Ngay khi lời mời được gửi đi, người dùng sẽ xuất hiện trong danh sách thành viên của bạn với trạng thái Invite Sent (Đã gửi lời mời). Nếu workspace của bạn được cấu hình chế độ request-to-join (yêu cầu tham gia), các yêu cầu mới cũng sẽ hiển thị trong cùng bảng điều khiển. Khi được phê duyệt, thành viên đó chuyển sang trạng thái Active (Hoạt động), chính thức tham gia workspace của bạn và chiếm một ghế trong gói của bạn. Mỗi thành viên trong HeyGen được gán một vai trò, quyết định mức độ truy cập của họ: - Super Admin có toàn quyền kiểm soát thanh toán, bảo mật, phân quyền và cài đặt workspace. - Developer có thể tạo nội dung và truy cập API của HeyGen để tích hợp với các hệ thống như CRM hoặc nền tảng email. - Creator tập trung vào việc sản xuất video, avatar và giọng nói nhưng không quản lý phân quyền hoặc thanh toán. - Viewer là người phê duyệt và đánh giá nội dung, có thể truy cập nội dung nhưng không chỉnh sửa. Cấu trúc dựa trên vai trò này giúp bạn cân bằng giữa sáng tạo và kiểm soát, đảm bảo thành viên có đủ công cụ cần thiết mà không bị cấp quyền truy cập không cần thiết. Nếu bạn đã bật chế độ truy cập dựa trên yêu cầu, bạn có thể xem và xử lý các yêu cầu tham gia ở hai nơi: bảng thông báo (notifications panel) và tab Members & Workspaces. Phê duyệt một yêu cầu sẽ lập tức chuyển người dùng sang trạng thái hoạt động và hiển thị trong danh sách thành viên; từ chối yêu cầu giúp workspace của bạn an toàn hơn. Ngoài vai trò thành viên, HeyGen còn cho bạn khả năng kiểm soát chi tiết cách nội dung được chia sẻ trong workspace. Ở cấp độ dự án, thư mục hoặc video, bạn có thể điều chỉnh quyền để giới hạn truy cập, cho phép chỉnh sửa hoặc chia sẻ liên kết chỉ xem. Ngay cả trong các dự án được chia sẻ, vai trò Viewer vẫn luôn chỉ có quyền xem, đảm bảo tuân thủ chính sách truy cập của bạn. Khi một video được xuất bản, hệ thống sẽ tạo một Share Page, nơi creator có thể thêm phụ đề, cấu hình quyền truy cập, đặt mật khẩu bảo vệ hoặc cho phép video được xem công khai mà không cần đăng nhập. Những tùy chọn này giúp đội ngũ linh hoạt trong việc quản lý cách thức và nơi nội dung được phân phối. Kết thúc mô-đun này, bạn sẽ hiểu cách mời thành viên, gán vai trò và kiểm soát quyền truy cập nội dung. Với những bước này, workspace của bạn sẽ sẵn sàng cho việc cộng tác an toàn, có thể mở rộng trên toàn tổ chức.
When you’re ready to add teammates, first make sure you’re inside your shared workspace rather than your personal account. From the Manage Workspace panel, you’ll see everyone who’s been invited, their current roles, and whether they’ve accepted or are still pending. HeyGen also makes suggestions for colleagues who have already signed up with your company email domain, making it easy to bring them in with a single click. You can invite teammates directly by email, or copy a shareable link to send out more broadly.
As soon as an invitation is sent, the user appears in your member list with the status Invite Sent. If your workspace is configured for request-to-join, new requests will also show up in the same panel. Once approved, the teammate moves into Active status, officially joining your workspace and occupying a seat on your plan.
Every member in HeyGen is assigned a role, which determines their level of access:
Super Admins have full control over billing, security, permissions, and workspace settings.
Developers can create content and also access HeyGen’s API for integrations like CRMs or email platforms.
Creators focus on producing videos, avatars, and voices but don’t manage permissions or billing.
Viewers are approvers and reviewers who can access content without making edits.
This role-based structure helps you balance creativity with oversight, ensuring teammates have the tools they need—without giving unnecessary access.
If you’ve enabled request-based access, you can review and act on join requests in two places: the notifications panel and the Members & Workspaces tab. Approving a request immediately makes the user active and visible in your members list; denying it keeps your workspace secure.
Beyond member roles, HeyGen gives you granular control over how content is shared within the workspace. At the project, folder, or video level, you can adjust permissions to restrict access, allow edits, or share view-only links. Even within shared projects, a Viewer role always remains view-only, preserving your access policies.
When a video is published, it generates a Share Page, where creators can add captions, configure permissions, apply password protection, or make the video publicly viewable without requiring sign-in. These options give teams the flexibility to manage how and where content is distributed.
By the end of this module, you’ll understand how to invite teammates, assign roles, and control access to content. With these steps in place, your workspace will be ready for secure, scalable collaboration across your organization.