Mời thành viên vào không gian làm việc của bạn

Chào mừng bạn đến với HeyGen Academy. Mô-đun này, “Mời và Quản lý Thành viên trong Nhóm”, tập trung vào việc đưa đội ngũ của bạn vào không gian làm việc để có thể cộng tác và bắt đầu tạo nội dung ngay lập tức. Khi bạn sẵn sàng thêm thành viên, trước tiên hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trong không gian làm việc dùng chung chứ không phải tài khoản cá nhân. Từ bảng điều khiển Manage Workspace, bạn sẽ thấy tất cả những người đã được mời, vai trò hiện tại của họ và trạng thái đã chấp nhận hay vẫn đang chờ. HeyGen cũng gợi ý các đồng nghiệp đã đăng ký bằng tên miền email công ty của bạn, giúp bạn dễ dàng thêm họ chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể mời thành viên trực tiếp qua email hoặc sao chép một liên kết chia sẻ để gửi rộng rãi hơn. Ngay khi lời mời được gửi đi, người dùng sẽ xuất hiện trong danh sách thành viên của bạn với trạng thái Invite Sent. Nếu không gian làm việc của bạn được cấu hình chế độ yêu cầu tham gia (request-to-join), các yêu cầu mới cũng sẽ hiển thị trong cùng bảng điều khiển đó. Khi được phê duyệt, thành viên sẽ chuyển sang trạng thái Active, chính thức tham gia không gian làm việc và chiếm một ghế trong gói của bạn. Mỗi thành viên trong HeyGen đều được gán một vai trò, quyết định mức độ truy cập của họ: - Super Admin có toàn quyền kiểm soát thanh toán, bảo mật, phân quyền và cài đặt không gian làm việc. - Developer có thể tạo nội dung và truy cập API của HeyGen để tích hợp với các hệ thống như CRM hoặc nền tảng email. - Creator tập trung vào việc sản xuất video, avatar và giọng nói nhưng không quản lý phân quyền hoặc thanh toán. - Viewer là người phê duyệt và đánh giá, có thể truy cập nội dung nhưng không chỉnh sửa. Cấu trúc dựa trên vai trò này giúp bạn cân bằng giữa sáng tạo và kiểm soát, đảm bảo các thành viên có đủ công cụ cần thiết mà không bị cấp quyền truy cập không cần thiết. Nếu bạn đã bật chế độ truy cập dựa trên yêu cầu, bạn có thể xem và xử lý các yêu cầu tham gia ở hai nơi: bảng thông báo và tab Members & Workspaces. Phê duyệt một yêu cầu sẽ lập tức chuyển người dùng sang trạng thái hoạt động và hiển thị trong danh sách thành viên; từ chối yêu cầu giúp không gian làm việc của bạn an toàn hơn. Ngoài vai trò thành viên, HeyGen còn cho bạn khả năng kiểm soát chi tiết cách nội dung được chia sẻ trong không gian làm việc. Ở cấp độ dự án, thư mục hoặc video, bạn có thể điều chỉnh quyền để giới hạn truy cập, cho phép chỉnh sửa hoặc chia sẻ liên kết chỉ xem. Ngay cả trong các dự án dùng chung, vai trò Viewer vẫn luôn chỉ có quyền xem, đảm bảo tuân thủ chính sách truy cập của bạn. Khi một video được xuất bản, hệ thống sẽ tạo một Share Page, nơi người tạo có thể thêm phụ đề, cấu hình quyền truy cập, đặt mật khẩu bảo vệ hoặc cho phép video được xem công khai mà không cần đăng nhập. Những tùy chọn này mang lại cho các nhóm sự linh hoạt trong việc quản lý cách thức và nơi nội dung được phân phối. Kết thúc mô-đun này, bạn sẽ hiểu cách mời thành viên, gán vai trò và kiểm soát quyền truy cập nội dung. Với những bước này, không gian làm việc của bạn sẽ sẵn sàng cho sự cộng tác an toàn, có khả năng mở rộng trên toàn tổ chức.