Mời thành viên vào không gian làm việc của bạn

Khi bạn sẵn sàng thêm thành viên, trước tiên hãy đảm bảo bạn đang ở trong không gian làm việc dùng chung thay vì tài khoản cá nhân. Từ bảng điều khiển Manage Workspace, bạn sẽ thấy tất cả những người đã được mời, vai trò hiện tại của họ và họ đã chấp nhận lời mời hay vẫn đang chờ. HeyGen cũng gợi ý những đồng nghiệp đã đăng ký bằng tên miền email công ty của bạn, giúp bạn dễ dàng thêm họ chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể mời thành viên trực tiếp qua email hoặc sao chép một liên kết chia sẻ để gửi rộng rãi hơn.

Ngay sau khi một lời mời được gửi đi, người dùng sẽ xuất hiện trong danh sách thành viên của bạn với trạng thái Đã gửi lời mời. Nếu không gian làm việc của bạn được cấu hình cho chế độ yêu cầu tham gia, các yêu cầu mới cũng sẽ hiển thị trong cùng bảng điều khiển đó. Khi được phê duyệt, thành viên đó sẽ chuyển sang trạng thái Đang hoạt động, chính thức tham gia không gian làm việc của bạn và chiếm một chỗ trong gói của bạn.

Mỗi thành viên trong HeyGen được gán một vai trò, vai trò này quyết định mức độ quyền truy cập của họ:

• Super Admin có toàn quyền kiểm soát đối với thanh toán, bảo mật, quyền hạn và cài đặt không gian làm việc.
• Các nhà phát triển có thể tạo nội dung và cũng có thể truy cập API của HeyGen để tích hợp với các hệ thống như CRM hoặc nền tảng email.
• Người sáng tạo tập trung vào việc sản xuất video, avatar và giọng nói nhưng không quản lý quyền truy cập hoặc thanh toán.
• Người xem là những người phê duyệt và đánh giá nội dung, có thể truy cập nội dung mà không cần chỉnh sửa.

Cấu trúc dựa trên vai trò này giúp bạn cân bằng giữa tính sáng tạo và khả năng giám sát, đảm bảo các thành viên trong nhóm có đầy đủ công cụ họ cần mà không cấp quyền truy cập không cần thiết.

Nếu bạn đã bật quyền truy cập dựa trên yêu cầu, bạn có thể xem và xử lý các yêu cầu tham gia tại hai nơi: bảng thông báo và tab Members & Workspaces. Việc chấp thuận một yêu cầu sẽ ngay lập tức kích hoạt tài khoản và hiển thị người dùng trong danh sách thành viên của bạn; từ chối yêu cầu sẽ giúp không gian làm việc của bạn luôn an toàn.

Ngoài các vai trò thành viên, HeyGen còn cho bạn quyền kiểm soát chi tiết cách nội dung được chia sẻ trong không gian làm việc. Ở cấp độ dự án, thư mục hoặc video, bạn có thể điều chỉnh quyền để giới hạn truy cập, cho phép chỉnh sửa hoặc chia sẻ liên kết chỉ xem. Ngay cả trong các dự án được chia sẻ, vai trò Người xem (Viewer) luôn chỉ có quyền xem, giúp duy trì các chính sách truy cập của bạn.

Khi một video được xuất bản, hệ thống sẽ tạo một Trang Chia Sẻ, nơi người tạo có thể thêm phụ đề, cấu hình quyền truy cập, đặt mật khẩu bảo vệ hoặc cho phép video được xem công khai mà không cần đăng nhập. Những tùy chọn này giúp các nhóm linh hoạt quản lý cách thức và nơi nội dung được phân phối.

Kết thúc mô-đun này, bạn sẽ hiểu cách mời đồng đội, phân quyền vai trò và kiểm soát quyền truy cập vào nội dung. Với những bước này, workspace của bạn sẽ sẵn sàng cho việc cộng tác an toàn, có thể mở rộng trên toàn tổ chức.