Explore the Academy
Invita a miembros a tu espacio de trabajo
Bienvenido a HeyGen Academy. Este módulo, Invitar y gestionar compañeros de equipo, trata de incorporar a tu equipo a tu espacio de trabajo para que podáis colaborar y empezar a crear de inmediato. Cuando estés listo para añadir compañeros, primero asegúrate de que estás dentro de tu espacio de trabajo compartido y no en tu cuenta personal. En el panel Gestionar espacio de trabajo verás a todas las personas que han sido invitadas, sus roles actuales y si han aceptado o siguen pendientes. HeyGen también sugiere compañeros que ya se han registrado con el dominio de correo electrónico de tu empresa, lo que facilita incorporarlos con un solo clic. Puedes invitar a tus compañeros directamente por correo electrónico o copiar un enlace compartible para enviarlo de forma más amplia. En cuanto se envía una invitación, el usuario aparece en tu lista de miembros con el estado Invitación enviada. Si tu espacio de trabajo está configurado para solicitudes de acceso, las nuevas solicitudes también aparecerán en el mismo panel. Una vez aprobada, el compañero pasa al estado Activo, se incorpora oficialmente a tu espacio de trabajo y ocupa una plaza en tu plan. A cada miembro de HeyGen se le asigna un rol, que determina su nivel de acceso: - Los Superadministradores tienen control total sobre la facturación, la seguridad, los permisos y la configuración del espacio de trabajo. - Los Desarrolladores pueden crear contenido y también acceder a la API de HeyGen para integraciones con CRM o plataformas de correo electrónico. - Los Creadores se centran en producir vídeos, avatares y voces, pero no gestionan permisos ni facturación. - Los Espectadores son aprobadores y revisores que pueden acceder al contenido sin realizar ediciones. Esta estructura basada en roles te ayuda a equilibrar la creatividad con la supervisión, garantizando que los compañeros tengan las herramientas que necesitan sin otorgar accesos innecesarios. Si has habilitado el acceso mediante solicitud, puedes revisar y gestionar las solicitudes de incorporación en dos lugares: el panel de notificaciones y la pestaña Miembros y espacios de trabajo. Aprobar una solicitud hace que el usuario pase inmediatamente a estar activo y visible en tu lista de miembros; denegarla mantiene tu espacio de trabajo seguro. Más allá de los roles de miembro, HeyGen te ofrece un control detallado sobre cómo se comparte el contenido dentro del espacio de trabajo. A nivel de proyecto, carpeta o vídeo, puedes ajustar los permisos para restringir el acceso, permitir ediciones o compartir enlaces solo de visualización. Incluso dentro de proyectos compartidos, un rol de Espectador sigue siendo únicamente de visualización, preservando tus políticas de acceso. Cuando se publica un vídeo, se genera una página de compartición (Share Page), donde los creadores pueden añadir subtítulos, configurar permisos, aplicar protección con contraseña o hacer que el vídeo sea visible públicamente sin necesidad de iniciar sesión. Estas opciones dan a los equipos la flexibilidad para gestionar cómo y dónde se distribuye el contenido. Al final de este módulo, sabrás cómo invitar a compañeros, asignar roles y controlar el acceso al contenido. Con estos pasos, tu espacio de trabajo estará listo para una colaboración segura y escalable en toda tu organización.
When you’re ready to add teammates, first make sure you’re inside your shared workspace rather than your personal account. From the Manage Workspace panel, you’ll see everyone who’s been invited, their current roles, and whether they’ve accepted or are still pending. HeyGen also makes suggestions for colleagues who have already signed up with your company email domain, making it easy to bring them in with a single click. You can invite teammates directly by email, or copy a shareable link to send out more broadly.
As soon as an invitation is sent, the user appears in your member list with the status Invite Sent. If your workspace is configured for request-to-join, new requests will also show up in the same panel. Once approved, the teammate moves into Active status, officially joining your workspace and occupying a seat on your plan.
Every member in HeyGen is assigned a role, which determines their level of access:
Super Admins have full control over billing, security, permissions, and workspace settings.
Developers can create content and also access HeyGen’s API for integrations like CRMs or email platforms.
Creators focus on producing videos, avatars, and voices but don’t manage permissions or billing.
Viewers are approvers and reviewers who can access content without making edits.
This role-based structure helps you balance creativity with oversight, ensuring teammates have the tools they need—without giving unnecessary access.
If you’ve enabled request-based access, you can review and act on join requests in two places: the notifications panel and the Members & Workspaces tab. Approving a request immediately makes the user active and visible in your members list; denying it keeps your workspace secure.
Beyond member roles, HeyGen gives you granular control over how content is shared within the workspace. At the project, folder, or video level, you can adjust permissions to restrict access, allow edits, or share view-only links. Even within shared projects, a Viewer role always remains view-only, preserving your access policies.
When a video is published, it generates a Share Page, where creators can add captions, configure permissions, apply password protection, or make the video publicly viewable without requiring sign-in. These options give teams the flexibility to manage how and where content is distributed.
By the end of this module, you’ll understand how to invite teammates, assign roles, and control access to content. With these steps in place, your workspace will be ready for secure, scalable collaboration across your organization.