Sub-workspaces

Sub-workspaces are separate environments within a single HeyGen account. Each sub-workspace can have its own members, permissions, and settings, making it easier to organize teams, departments, or client work without overlap.

They’re especially useful for:

• Agencies managing multiple clients
• Enterprise teams with different departments
• Control de accesos y permisos
• Gestión de facturación y suscripciones
• Seguimiento del uso de la API
• Mantener los recursos separados entre equipos

Según la configuración, los subespacios de trabajo pueden compartir o aislar la facturación, los avatares, las claves de API y las plantillas.

Access sub-workspaces

From your HeyGen dashboard, click your name and select Manage Workspace.

Inside this section, you’ll see the Sub-workspaces option.

Create a new sub-workspace

To create a sub-workspace, select Create Sub-workspace.

Start by:

• Asignar un nombre al subespacio de trabajo
• Añadir una imagen (opcional) para ayudar a distinguir visualmente a los equipos o clientes

Invite members and assign roles

Next, invite members by entering their email addresses and assigning roles.

Available roles include:

• Super Admin – Full permissions, including managing users, access, and purchases
• Developer – Can create content and access the API
• Creador – Puede crear avatares, vídeos y voces
• Visualizador – Puede ver el contenido, pero no puede realizar cambios

Configure settings and permissions

Después de asignar los roles, configura los ajustes del subespacio de trabajo.

Si la opción «El espacio de trabajo principal gestiona la facturación» está activada:

• The sub-workspace manages its own subscription
• It does not use the parent workspace’s quota or avatar slots
• The sub-workspace owner can create additional sub-workspaces

También puedes elegir si el subespacio de trabajo puede ver la configuración de la API.
Cuando está habilitado, el subespacio de trabajo recibe su propia clave de API y el uso se registra de forma independiente, lo que facilita el seguimiento de la actividad por equipo o por cliente.

Cuando todo esté configurado, selecciona Crear subespacio de trabajo para finalizar la configuración.

Una vez creado, los asientos del espacio de trabajo principal se asignan automáticamente.

Al invitar a miembros, los asientos se asignan según la disponibilidad. Si se alcanza el límite de asientos, se debe eliminar a un miembro existente antes de añadir uno nuevo.

Gestionar recursos y uso

By selecting the gear icon next to any sub-workspace, you can update its settings and allocated resources.

Los controles clave incluyen:

• Espacios de avatar – Limita cuántos avatares puede crear cada subespacio de trabajo
• Generative credits – Used for avatar fees, video generation, image creation, and translations
• Créditos de API – Se utilizan para automatizaciones, integraciones y flujos de trabajo basados en API

Asignar créditos por subespacio de trabajo ofrece a los administradores mayor visibilidad, control de costes y flexibilidad. También puedes eliminar un subespacio de trabajo desde este menú si es necesario.

Compartir recursos entre subespacios de trabajo

Sharing assets follows a consistent process across HeyGen.

For avatars, voices, brand kits, or templates, open the asset library, and select the three-dot menu on the asset. Choose Share, and select the sub-workspace you want to share it with.

Una vez compartido, el recurso estará disponible de inmediato en el subespacio de trabajo seleccionado para la creación de vídeos.

Con los subespacios de trabajo, puedes organizar equipos, controlar el acceso y escalar la creación de vídeos sin perder supervisión.