اپنے ورک اسپیس میں ممبرز کو مدعو کریں

جب آپ ٹیم کے ارکان شامل کرنے کے لیے تیار ہوں، تو سب سے پہلے یہ یقینی بنائیں کہ آپ اپنے ذاتی اکاؤنٹ کے بجائے شیئرڈ ورک اسپیس کے اندر ہیں۔ Manage Workspace پینل سے آپ دیکھ سکیں گے کہ کن لوگوں کو مدعو کیا گیا ہے، ان کے موجودہ رولز کیا ہیں، اور آیا انہوں نے دعوت قبول کر لی ہے یا ابھی زیرِ التوا ہے۔ HeyGen آپ کے اُن ساتھیوں کے لیے بھی تجاویز دیتا ہے جنہوں نے پہلے ہی آپ کی کمپنی کے ای میل ڈومین کے ساتھ سائن اپ کیا ہوا ہے، جس سے انہیں صرف ایک کلک میں شامل کرنا آسان ہو جاتا ہے۔ آپ ٹیم کے ارکان کو براہِ راست ای میل کے ذریعے مدعو کر سکتے ہیں، یا ایک شیئر ایبل لنک کاپی کر کے زیادہ وسیع طور پر بھیج سکتے ہیں۔

جیسے ہی دعوت نامہ بھیجا جاتا ہے، صارف آپ کی ممبر لسٹ میں Invite Sent اسٹیٹس کے ساتھ نظر آتا ہے۔ اگر آپ کا ورک اسپیس request-to-join کے لیے کنفیگر کیا گیا ہے، تو نئی درخواستیں بھی اسی پینل میں دکھائی دیں گی۔ منظوری ملتے ہی، ٹیم میٹ Active اسٹیٹس میں چلا جاتا ہے، باضابطہ طور پر آپ کے ورک اسپیس میں شامل ہو جاتا ہے اور آپ کے پلان میں ایک سیٹ پر قابض ہو جاتا ہے۔

HeyGen میں ہر ممبر کو ایک کردار (role) دیا جاتا ہے جو ان کی رسائی کی سطح کا تعین کرتا ہے:

• سپر ایڈمنز کے پاس بلنگ، سیکیورٹی، اجازتوں اور ورک اسپیس سیٹنگز پر مکمل کنٹرول ہوتا ہے۔
• ڈیویلپرز مواد بنا سکتے ہیں اور ساتھ ہی HeyGen کی API تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں تاکہ CRMs یا ای میل پلیٹ فارمز جیسی انٹیگریشنز کر سکیں۔
• کریئیٹرز ویڈیوز، اواتارز اور آوازیں بنانے پر توجہ دیتے ہیں لیکن اجازتوں یا بلنگ کو مینیج نہیں کرتے۔
• ویورز منظوری دینے والے اور ریویو کرنے والے ہوتے ہیں جو بغیر کوئی ترمیم کیے مواد تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

یہ رول پر مبنی ساخت آپ کو تخلیقی صلاحیت اور نگرانی کے درمیان توازن قائم کرنے میں مدد دیتی ہے، تاکہ آپ کے ساتھیوں کے پاس وہ تمام ٹولز ہوں جن کی انہیں ضرورت ہے، بغیر اس کے کہ انہیں غیر ضروری رسائی دی جائے۔

اگر آپ نے درخواست پر مبنی رسائی فعال کی ہے، تو آپ جوائن ریکویسٹ کو دو جگہوں پر دیکھ اور ان پر کارروائی کر سکتے ہیں: نوٹیفیکیشن پینل میں اور "Members & Workspaces" ٹیب میں۔ کسی ریکویسٹ کو منظور کرنے سے صارف فوراً فعال ہو جاتا ہے اور آپ کی ممبرز لسٹ میں نظر آنے لگتا ہے؛ اسے مسترد کرنے سے آپ کا ورک اسپیس محفوظ رہتا ہے۔

رکنوں کے رولز سے آگے بڑھ کر، HeyGen آپ کو ورک اسپیس کے اندر مواد شیئر ہونے کے طریقے پر بہت باریک سطح تک کنٹرول دیتا ہے۔ پروجیکٹ، فولڈر یا ویڈیو کی سطح پر، آپ اجازتیں اس طرح سیٹ کر سکتے ہیں کہ رسائی محدود کریں، ایڈٹ کی اجازت دیں، یا صرف دیکھنے کے لیے لنکس شیئر کریں۔ یہاں تک کہ شیئر کیے گئے پروجیکٹس میں بھی Viewer رول ہمیشہ صرف دیکھنے تک محدود رہتا ہے، جس سے آپ کی ایکسیس پالیسیز برقرار رہتی ہیں۔

جب کوئی ویڈیو شائع کی جاتی ہے تو اس کے ساتھ ایک شیئر پیج بنتا ہے، جہاں تخلیق کار کیپشنز شامل کر سکتے ہیں، پرمیشنز کنفیگر کر سکتے ہیں، پاس ورڈ پروٹیکشن لگا سکتے ہیں، یا ویڈیو کو اس طرح عوامی طور پر قابلِ مشاہدہ بنا سکتے ہیں کہ سائن اِن کی ضرورت نہ ہو۔ یہ آپشنز ٹیموں کو یہ لچک دیتے ہیں کہ وہ طے کر سکیں کہ مواد کیسے اور کہاں تقسیم کیا جائے۔

اس ماڈیول کے اختتام تک، آپ یہ سمجھ جائیں گے کہ ٹیم کے ارکان کو کیسے مدعو کرنا ہے، کردار کیسے تفویض کرنے ہیں، اور مواد تک رسائی کو کیسے کنٹرول کرنا ہے۔ ان مراحل کے بعد، آپ کا ورک اسپیس آپ کی پوری تنظیم میں محفوظ اور قابل توسیع تعاون کے لیے تیار ہوگا۔