Undang anggota ke ruang kerja Anda

Selamat datang di HeyGen Academy. Modul ini, Mengundang dan Mengelola Rekan Tim, berfokus pada cara memasukkan tim Anda ke dalam workspace sehingga Anda dapat berkolaborasi dan mulai membuat konten dengan segera. Saat Anda siap menambahkan rekan tim, pastikan terlebih dahulu Anda berada di dalam workspace bersama, bukan di akun pribadi Anda. Dari panel Manage Workspace, Anda akan melihat semua orang yang telah diundang, peran mereka saat ini, dan apakah mereka sudah menerima undangan atau masih tertunda. HeyGen juga memberikan saran rekan kerja yang sudah mendaftar menggunakan domain email perusahaan Anda, sehingga Anda dapat menambahkan mereka dengan mudah hanya dengan satu klik. Anda dapat mengundang rekan tim langsung melalui email, atau menyalin tautan yang dapat dibagikan untuk dikirimkan secara lebih luas. Segera setelah undangan dikirim, pengguna akan muncul di daftar anggota Anda dengan status Invite Sent. Jika workspace Anda dikonfigurasi dengan request-to-join, permintaan bergabung yang baru juga akan muncul di panel yang sama. Setelah disetujui, rekan tim tersebut akan berpindah ke status Active, secara resmi bergabung ke workspace Anda dan mengisi satu kursi dalam paket Anda. Setiap anggota di HeyGen memiliki peran yang menentukan tingkat akses mereka: - Super Admin memiliki kontrol penuh atas penagihan, keamanan, izin, dan pengaturan workspace. - Developer dapat membuat konten dan juga mengakses API HeyGen untuk integrasi seperti CRM atau platform email. - Creator berfokus pada pembuatan video, avatar, dan suara, tetapi tidak mengelola izin atau penagihan. - Viewer berperan sebagai pemberi persetujuan dan peninjau yang dapat mengakses konten tanpa melakukan pengeditan. Struktur berbasis peran ini membantu Anda menyeimbangkan kreativitas dengan pengawasan, memastikan rekan tim memiliki alat yang mereka butuhkan—tanpa memberikan akses yang tidak perlu. Jika Anda mengaktifkan akses berbasis permintaan, Anda dapat meninjau dan memproses permintaan bergabung di dua tempat: panel notifikasi dan tab Members & Workspaces. Menyetujui permintaan akan langsung menjadikan pengguna tersebut aktif dan terlihat di daftar anggota Anda; menolaknya akan menjaga keamanan workspace Anda. Selain peran anggota, HeyGen memberi Anda kontrol terperinci atas cara konten dibagikan di dalam workspace. Pada level proyek, folder, atau video, Anda dapat menyesuaikan izin untuk membatasi akses, mengizinkan pengeditan, atau membagikan tautan hanya-untuk-dilihat. Bahkan di dalam proyek bersama, peran Viewer akan tetap hanya-untuk-dilihat, sehingga kebijakan akses Anda tetap terjaga. Saat sebuah video dipublikasikan, HeyGen akan membuatkan Share Page, tempat para creator dapat menambahkan caption, mengonfigurasi izin, menerapkan perlindungan kata sandi, atau menjadikan video dapat dilihat publik tanpa perlu login. Opsi-opsi ini memberi tim fleksibilitas untuk mengatur bagaimana dan di mana konten didistribusikan. Di akhir modul ini, Anda akan memahami cara mengundang rekan tim, menetapkan peran, dan mengontrol akses ke konten. Dengan langkah-langkah ini, workspace Anda akan siap untuk kolaborasi yang aman dan dapat diskalakan di seluruh organisasi Anda.

When you’re ready to add teammates, first make sure you’re inside your shared workspace rather than your personal account. From the Manage Workspace panel, you’ll see everyone who’s been invited, their current roles, and whether they’ve accepted or are still pending. HeyGen also makes suggestions for colleagues who have already signed up with your company email domain, making it easy to bring them in with a single click. You can invite teammates directly by email, or copy a shareable link to send out more broadly.

As soon as an invitation is sent, the user appears in your member list with the status Invite Sent. If your workspace is configured for request-to-join, new requests will also show up in the same panel. Once approved, the teammate moves into Active status, officially joining your workspace and occupying a seat on your plan.

Every member in HeyGen is assigned a role, which determines their level of access:

Super Admins have full control over billing, security, permissions, and workspace settings.

Developers can create content and also access HeyGen’s API for integrations like CRMs or email platforms.

Creators focus on producing videos, avatars, and voices but don’t manage permissions or billing.

Viewers are approvers and reviewers who can access content without making edits.

This role-based structure helps you balance creativity with oversight, ensuring teammates have the tools they need—without giving unnecessary access.

If you’ve enabled request-based access, you can review and act on join requests in two places: the notifications panel and the Members & Workspaces tab. Approving a request immediately makes the user active and visible in your members list; denying it keeps your workspace secure.

Beyond member roles, HeyGen gives you granular control over how content is shared within the workspace. At the project, folder, or video level, you can adjust permissions to restrict access, allow edits, or share view-only links. Even within shared projects, a Viewer role always remains view-only, preserving your access policies.

When a video is published, it generates a Share Page, where creators can add captions, configure permissions, apply password protection, or make the video publicly viewable without requiring sign-in. These options give teams the flexibility to manage how and where content is distributed.

By the end of this module, you’ll understand how to invite teammates, assign roles, and control access to content. With these steps in place, your workspace will be ready for secure, scalable collaboration across your organization.