Workday là nền tảng AI để quản lý con người, tài chính và các tác nhân. Nền tảng Workday được xây dựng với AI là cốt lõi nhằm giúp khách hàng phát huy tối đa tiềm năng con người, tăng tốc hiệu quả công việc và thúc đẩy doanh nghiệp tiến về phía trước một cách bền vững. Workday được hơn 11.000 tổ chức trên toàn thế giới và trong nhiều ngành khác nhau sử dụng, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến hơn 60% các công ty thuộc Fortune 500.
Là một doanh nghiệp dẫn đầu toàn cầu, Workday tạo ra một thư viện nội dung đa phương tiện khổng lồ và không ngừng phát triển, trong đó phần lớn cần được bản địa hóa cho nhiều nhóm khán giả quốc tế khác nhau. Với hơn 50 ngôn ngữ được hỗ trợ và các yêu cầu từ các bên liên quan thường trải dài từ 10 đến 15 ngôn ngữ cho mỗi dự án, quy mô và mức độ phức tạp của công tác bản địa hóa đã tạo ra những thách thức ngày càng lớn.
"Chúng tôi tạo ra quá nhiều nội dung—video marketing, truyền thông nội bộ, các hội thảo trực tuyến dài—and chúng tôi cần đưa tất cả vào nhiều ngôn ngữ khác nhau," Justin Meisinger, Quản lý Chương trình trong Nhóm Sản xuất Toàn cầu hóa tại Workday cho biết. "Nhưng cách làm cũ thì không thể mở rộng được."
Thách thức không chỉ nằm ở quy mô. "Khi bạn làm việc với hàng chục ngôn ngữ, việc giữ mọi thứ nhất quán với giọng điệu thương hiệu của bạn là vô cùng khó khăn. Đó không chỉ là dịch từng từ, mà là giữ nguyên sắc thái, ý định và sự rõ ràng." Việc đưa HeyGen vào đã thay đổi hoàn toàn cách Workday tiếp cận với video.
Tái hình dung quy trình bản địa hóa
Trước khi có HeyGen, Workday hoàn toàn dựa vào các quy trình thủ công, khiến việc sản xuất bị chậm lại và hạn chế các dự án mà đội ngũ có thể hỗ trợ. "Nó không chỉ tốn kém, mà còn hạn chế khả năng chúng tôi nói đồng ý với nhu cầu của doanh nghiệp," Meisinger nói. "Chúng tôi liên tục phải cân bằng giữa năng lực và nhu cầu."
Quy trình bản địa hóa truyền thống được xây dựng dựa trên các dịch giả, diễn viên lồng tiếng và chuyên gia hậu kỳ, và thường mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng. Quy trình này bao gồm dịch giả làm việc trên kịch bản, người kiểm duyệt rà soát độ chính xác, diễn viên lồng tiếng thu âm trong phòng thu, và cả một đội ngũ ghép nối mọi thứ lại với nhau.
“Chúng tôi có một danh mục nội dung khổng lồ, và khi có điều gì đó thay đổi, thường chỉ có một khoảng thời gian rất ngắn để chúng tôi chỉnh sửa một vài video và xuất bản chúng kịp thời,” Johanna Stussy, Chiến lược gia Sản phẩm tại Workday, cho biết.
Mô hình tốn nhiều tài nguyên này cũng đi kèm với một mức chi phí rất lớn. "Chúng tôi đã chi hàng trăm nghìn đô la mỗi năm cho việc bản địa hóa," Meisinger nói. "Và đôi khi chúng tôi phải từ chối các dự án, đặc biệt là các video dài như webinar, vì đơn giản là không khả thi với lượng nguồn lực mà chúng tôi có."
Tạo nên khoảnh khắc kỳ diệu đó với video AI
Sự xuất hiện của HeyGen đã mang đến một bước đột phá. Ban đầu, Workday tìm hiểu HeyGen như một cách để tăng tốc bước dịch thuật ban đầu, nhưng nhanh chóng nhận ra rằng nó còn làm được nhiều hơn thế. "HeyGen đã thật sự kỳ diệu đối với chúng tôi," Meisinger chia sẻ. "Nó có thể dịch một video chỉ trong vài phút, và chúng tôi có thể mời các chuyên gia ngôn ngữ của mình trực tiếp vào HeyGen để hiệu đính và chỉnh sửa nhỏ nhằm giữ vững giọng điệu thương hiệu của chúng tôi."
“Khoảnh khắc kỳ diệu chắc chắn là các avatar tùy chỉnh và khả năng thay đổi nội dung chỉ trong vài phút,” Johanna nói. “Tôi có thể có một video, họ có thể gửi cho tôi một video, và tôi có thể xuất bản nó ra ba ngôn ngữ để họ duyệt ngay trong ngày.”
Một lý do quan trọng để chọn HeyGen là chức năng dựa trên thuật ngữ, tích hợp với bộ thuật ngữ đã được phê duyệt sẵn của Workday cho các từ khóa. "Điều này cho phép chúng tôi tải lên bộ thuật ngữ của mình, nên khi AI dịch nội dung, nó đã sử dụng đúng ngôn ngữ rồi," anh ấy nói. "Đó là điều mà chúng tôi chưa thấy ở bất kỳ nơi nào khác."
Một điểm thu hút lớn khác là các khả năng âm thanh tiên tiến của HeyGen. Ngay cả khi không có sẵn các bản thu âm gốc, HeyGen vẫn có thể tách giọng nói của người nói khỏi nhạc nền và tổng hợp lại bằng một ngôn ngữ khác, điều mà bình thường sẽ cần đến cả một đội ngũ sản xuất.
"Khoảnh khắc kỳ diệu đối với tôi là khi tôi tải lên một video của chính mình, và vài phút sau, HeyGen tạo ra một video tôi đang nói tiếng Đức. Tôi đã lấy video đó cho các đồng nghiệp người Đức xem, và họ hỏi tôi: 'Bạn biết nói tiếng Đức à?' Vì vậy, tôi nghĩ điều đó khiến mọi thứ trông thật sự như phép màu vậy," Meisinger nói.
Cuối cùng, HeyGen đã nổi bật như một đối tác cùng chia sẻ các giá trị của Workday về đổi mới và liêm chính. "Chúng tôi cũng là một công ty AI, nên chúng tôi rất coi trọng việc sử dụng AI một cách có đạo đức," Meisinger nhấn mạnh. "HeyGen đã mang lại cho chúng tôi sự kiểm soát và linh hoạt mà chúng tôi cần, mà không làm tổn hại đến các nguyên tắc của mình."
Trao quyền để đội ngũ Workday có thể nói “Chính tôi đã làm ra điều này”
HeyGen đã hoàn toàn thay đổi cách Workday xử lý việc bản địa hóa. “Điều tôi yêu thích ở HeyGen là tôi không còn phải từ chối các dự án nữa,” Meisinger nói. “Giống như chúng tôi đã mở rộng đội ngũ của mình vậy. Chúng tôi có thể làm được nhiều hơn rất nhiều với những nguồn lực hiện có.”
“Để dịch một khóa học, trung bình phải mất từ 4 đến 6 tuần,” Johanna nói. “Hôm nay tôi có thể dịch phần nội dung media cho một trong các khóa học của chúng tôi chỉ trong vài tuần, và đôi khi chỉ mất vài ngày tùy vào dự án. Điều đó trước đây là điều không ai có thể tưởng tượng được.”
Bằng cách tích hợp HeyGen vào quy trình bản địa hóa của mình, Workday đã tái định hình chiến lược video toàn cầu, giúp nó trở nên nhanh hơn, thông minh hơn và chuẩn mực hơn về mặt đạo đức. Kết quả là một quy trình có thể mở rộng, chất lượng cao, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của lượng khán giả quốc tế ngày càng tăng.
- Tốc độ và khả năng mở rộng: Thời gian hoàn thành bản địa hóa được rút ngắn từ vài tuần xuống còn vài phút, với 10–15 ngôn ngữ cho mỗi video, bao gồm cả các hội thảo trực tuyến dài hai giờ.
- Hiệu quả chi phí: Tiết kiệm đáng kể nhờ mức giá cố định; tăng 100% năng lực mà không cần bổ sung nhân sự.
- Tính toàn vẹn thương hiệu và đạo đức: Hoàn toàn tuân thủ các tiêu chuẩn thuật ngữ của Workday và việc sử dụng AI một cách có đạo đức, tránh các hành vi gây hiểu lầm như đồng bộ khẩu hình (lip-syncing).
Khi nhìn lại trải nghiệm này, Meisinger nhấn mạnh niềm tự hào nghề nghiệp đi kèm với việc tạo ra công việc chất lượng cao và hiệu quả. "Điều này rất quan trọng với tôi ở góc độ nghề nghiệp, vì tôi có thể làm được như vậy. Không chỉ vì nó khiến tôi trông có vẻ giỏi hơn, mà còn vì tôi có thể về nhà vào cuối ngày và cảm thấy rằng mình đã mang lại một sản phẩm chất lượng và khiến bản thân làm việc hiệu quả hơn," anh chia sẻ.
Đối với các nhóm khác đang cân nhắc dùng AI cho việc bản địa hóa, Workday chỉ có một thông điệp đơn giản: "Cứ thử đi. Việc thử nghiệm là miễn phí. Bạn có thể sẽ bất ngờ về mức độ cải thiện quy trình làm việc của mình."
“Hãy mạnh dạn sử dụng, thử nghiệm và luôn tò mò. Tôi đã tìm được một số điều hay ho ngoài mong đợi, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại giá trị cho quy trình làm việc của chúng tôi,” Johanna nói.
