Workday là nền tảng AI giúp quản lý nhân sự, tài chính và các tác nhân AI. Với AI làm cốt lõi, nền tảng Workday giúp khách hàng phát huy tiềm năng con người, nâng cao hiệu suất làm việc và không ngừng thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên. Hơn 11.000 tổ chức trên toàn thế giới, thuộc nhiều ngành nghề, đang sử dụng Workday, từ các doanh nghiệp vừa đến hơn 60% doanh nghiệp trong danh sách Fortune 500.
Là doanh nghiệp hàng đầu toàn cầu, Workday sở hữu kho nội dung đa phương tiện đồ sộ và không ngừng mở rộng, trong đó phần lớn cần được bản địa hóa để phù hợp với nhiều nhóm đối tượng trên thế giới. Với hơn 50 ngôn ngữ được hỗ trợ và yêu cầu từ các bên liên quan thường lên đến 10–15 ngôn ngữ cho mỗi dự án, quy mô và độ phức tạp của công tác bản địa hóa đặt ra ngày càng nhiều thách thức.
"Chúng tôi sản xuất rất nhiều nội dung—từ video tiếp thị, truyền thông nội bộ đến các hội thảo trực tuyến dài—và cần chuyển ngữ tất cả nội dung đó sang nhiều ngôn ngữ khác nhau," Justin Meisinger, Quản lý chương trình thuộc Nhóm Sản xuất Toàn cầu hóa tại Workday, chia sẻ. "Nhưng cách làm cũ không thể đáp ứng được quy mô ngày càng lớn."
Thách thức không chỉ nằm ở quy mô. "Khi làm việc với hàng chục ngôn ngữ, việc đảm bảo mọi nội dung đều nhất quán với tiếng nói thương hiệu là vô cùng khó khăn. Không chỉ đơn thuần là dịch từ ngữ, mà còn phải giữ nguyên giọng điệu, ý định truyền tải và sự rõ ràng." Việc ứng dụng HeyGen đã thay đổi cách Workday triển khai nội dung video.
Định hình lại quy trình bản địa hóa
Trước khi sử dụng HeyGen, Workday hoàn toàn dựa vào các quy trình thủ công, khiến tiến độ sản xuất chậm lại và hạn chế số dự án mà đội ngũ có thể hỗ trợ. Meisinger chia sẻ: "Không chỉ tốn kém, cách làm này còn hạn chế khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Chúng tôi liên tục phải cân đối giữa năng lực thực hiện và nhu cầu thực tế."
Quy trình bản địa hóa truyền thống dựa vào đội ngũ biên dịch viên, diễn viên lồng tiếng và chuyên gia hậu kỳ, kéo dài hàng tuần, thậm chí hàng tháng. Trong quy trình này, biên dịch viên dịch kịch bản, người rà soát kiểm tra độ chính xác, diễn viên lồng tiếng thu âm tại phòng thu, rồi cả một đội ngũ phối hợp để kết hợp tất cả thành sản phẩm hoàn chỉnh.
“Chúng tôi có một kho nội dung khổng lồ, và mỗi khi có thay đổi, chúng tôi thường chỉ có rất ít thời gian để cập nhật một số video và phát hành kịp thời,” Johanna Stussy, Chuyên gia chiến lược sản phẩm tại Workday, chia sẻ.
Mô hình đòi hỏi nhiều nguồn lực này cũng đi kèm với chi phí rất lớn. Meisinger cho biết: "Chúng tôi từng chi hàng trăm nghìn đô la mỗi năm cho việc bản địa hóa. Đôi khi chúng tôi phải từ chối các dự án, đặc biệt là những video dài như hội thảo trực tuyến, vì nguồn lực hiện có không cho phép thực hiện."
Tạo nên khoảnh khắc kỳ diệu với video AI
Sự xuất hiện của HeyGen đã tạo nên bước đột phá. Ban đầu, Workday tìm hiểu HeyGen để đẩy nhanh bước dịch thuật đầu tiên, nhưng nhanh chóng nhận ra nền tảng này còn có thể làm được nhiều hơn thế. "HeyGen thực sự đã mang đến điều kỳ diệu cho chúng tôi," Meisinger chia sẻ. "Nền tảng này có thể dịch một video chỉ trong vài phút, và chúng tôi có thể để đội ngũ chuyên gia ngôn ngữ trực tiếp rà soát, chỉnh sửa đôi chút ngay trên HeyGen để giữ đúng giọng điệu thương hiệu."
“Điều thực sự kỳ diệu chính là các avatar tùy chỉnh và khả năng thay đổi nội dung chỉ trong vài phút,” Johanna chia sẻ. “Khi có sẵn video hoặc được gửi video, tôi có thể xuất thành ba phiên bản ngôn ngữ để mọi người kiểm tra ngay trong ngày.”
Một lý do quan trọng khiến họ chọn HeyGen là tính năng quản lý thuật ngữ, có thể tích hợp với bộ bản dịch thuật ngữ đã được Workday phê duyệt và thiết lập sẵn. Anh chia sẻ: "Tính năng này cho phép chúng tôi tải lên cơ sở dữ liệu thuật ngữ của mình, nhờ đó AI có thể dùng đúng thuật ngữ ngay khi dịch nội dung. Đây là điều chúng tôi chưa thấy ở bất kỳ giải pháp nào khác."
Một điểm thu hút lớn khác là khả năng xử lý âm thanh tiên tiến của HeyGen. Ngay cả khi không có các bản âm thanh gốc riêng lẻ, HeyGen vẫn có thể tách giọng người nói khỏi nhạc nền và tái tạo giọng nói đó bằng một ngôn ngữ khác — công việc vốn cần đến cả một đội ngũ sản xuất.
"Khoảnh khắc kỳ diệu với tôi là khi tôi tải lên một video của mình, rồi chỉ vài phút sau, HeyGen đã tạo ra một video tôi đang nói tiếng Đức. Tôi mang video đó cho các đồng nghiệp người Đức xem, và họ hỏi tôi: 'Bạn biết nói tiếng Đức à?' Chính điều đó khiến tôi cảm thấy đây thực sự là phép màu,” Meisinger chia sẻ.
Cuối cùng, HeyGen nổi bật với vai trò là đối tác cùng chia sẻ các giá trị về đổi mới sáng tạo và tính chính trực với Workday. Meisinger nhấn mạnh: "Chúng tôi cũng là một công ty AI, nên chúng tôi rất coi trọng việc sử dụng AI có đạo đức. HeyGen mang đến khả năng kiểm soát và sự linh hoạt mà chúng tôi cần, mà không buộc chúng tôi phải đánh đổi các nguyên tắc của mình."
Giúp đội ngũ Workday tự tin nói “Tôi đã tạo ra sản phẩm này”
HeyGen đã thay đổi hoàn toàn cách Workday triển khai bản địa hóa. Meisinger chia sẻ: "Điều tôi thích ở HeyGen là giờ đây tôi không còn phải từ chối các dự án nữa. Cứ như đội ngũ của chúng tôi được tiếp thêm sức mạnh. Với nguồn lực hiện có, chúng tôi có thể làm được nhiều hơn hẳn."
“Trước đây, để dịch một khóa học, chúng tôi mất trung bình từ 4 đến 6 tuần,” Johanna chia sẻ. “Giờ đây, tôi có thể dịch các nội dung đa phương tiện của một khóa học chỉ trong vài tuần, đôi khi chỉ vài ngày tùy vào dự án. Đó là điều trước đây chưa từng có.”
Bằng cách tích hợp HeyGen vào quy trình bản địa hóa, Workday đã định hình lại chiến lược video toàn cầu của mình theo hướng nhanh hơn, thông minh hơn và có trách nhiệm hơn về mặt đạo đức. Kết quả là một quy trình chất lượng cao, có khả năng mở rộng, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của lượng khán giả quốc tế ngày càng đông đảo.
- Tốc độ và khả năng mở rộng: Thời gian bản địa hóa được rút ngắn từ vài tuần xuống còn vài phút, hỗ trợ 10–15 ngôn ngữ cho mỗi video, kể cả hội thảo trực tuyến dài hai giờ.
- Hiệu quả chi phí: Tiết kiệm đáng kể nhờ mức giá cố định; tăng 100% năng lực xử lý mà không cần tăng nhân sự.
- Tính nhất quán của thương hiệu và đạo đức: Hoàn toàn tuân thủ các tiêu chuẩn thuật ngữ của Workday và nguyên tắc sử dụng AI có đạo đức, tránh các hành vi gây hiểu lầm như đồng bộ khẩu hình.
Nhìn lại trải nghiệm này, Meisinger nhấn mạnh niềm tự hào nghề nghiệp khi hoàn thành công việc với chất lượng cao và hiệu quả. "Về mặt nghề nghiệp, việc có thể làm được điều này rất quan trọng với tôi. Không chỉ vì điều đó giúp tôi được đánh giá cao, mà còn vì cuối ngày, khi về nhà, tôi có thể cảm thấy mình đã tạo ra một sản phẩm chất lượng và làm việc hiệu quả hơn," anh chia sẻ.
Với những đội ngũ đang cân nhắc sử dụng AI để bản địa hóa nội dung, Workday có một thông điệp đơn giản: "Cứ thử đi. Bạn có thể dùng thử miễn phí. Bạn có thể sẽ bất ngờ khi thấy AI cải thiện quy trình làm việc của mình đến mức nào."
“Hãy mạnh dạn khám phá, thử nghiệm và luôn giữ tinh thần tò mò. Tôi đã tìm ra những tính năng hữu ích ngoài mong đợi, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại giá trị cho quy trình làm việc của chúng tôi,” Johanna chia sẻ.
