Advantive là một công ty SaaS cung cấp các giải pháp phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho các nhà sản xuất và nhà phân phối trong thị trường ngách, giúp họ mở rộng quy mô hiệu quả và vận hành sinh lợi hơn. Với vai trò Giám đốc Bộ phận Đào tạo và Phát triển, Bob Bednarz dẫn dắt các chương trình hỗ trợ trên toàn cầu, tập trung vào việc thúc đẩy sự phát triển của nhân viên và khai mở tiềm năng trên toàn tổ chức.
Đối với Bob, học tập không chỉ là truyền đạt thông tin; đó là giúp mọi người phát triển kỹ năng và ghi nhớ những gì họ học được một cách nhanh hơn. Mục tiêu của anh là rút ngắn thời gian để nhân viên đạt được các cột mốc quan trọng, nén lại những gì trước đây mất hai đến ba năm xuống còn sáu đến mười hai tháng, hoặc ít hơn. Để làm được điều đó trên quy mô lớn với một đội ngũ L&D tinh gọn, cần phải có một cách tiếp cận mới đối với việc tạo nội dung và thúc đẩy mức độ tương tác.
Duy trì mức độ gắn kết khi vận hành với nguồn lực tinh gọn
Nhóm L&D của Advantive được thiết kế để vận hành tinh gọn. Bob đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc, cân bằng giữa việc dẫn dắt các buổi đào tạo, xây dựng nội dung và thiết kế chương trình, đồng thời hỗ trợ hơn 600 nhân viên trên toàn cầu, bên cạnh việc đào tạo khách hàng.
Video luôn đóng vai trò trung tâm trong chiến lược học tập của Advantive, đặc biệt là cho nội dung tự học và theo yêu cầu. Việc tạo ra một video có thể duy trì tính phù hợp và hấp dẫn theo thời gian là điều không hề dễ dàng.
“Một trong những thách thức lớn nhất với video truyền thống là nó nhanh chóng trở nên lỗi thời,” Bob nói. “Bạn có thể quay một buổi đào tạo dài một giờ, và 30 hoặc 40 ngày sau, nó không còn chính xác nữa. Khi đó bạn phải quay lại toàn bộ.”
Một hạn chế lớn khác là phải phụ thuộc vào các chuyên gia nội dung. Các chuyên gia kỹ thuật của Advantive thường xuyên làm việc trực tiếp với khách hàng, nên việc sắp xếp thời gian để họ ghi hình các khóa đào tạo, chứ chưa nói đến việc tạo ra một video hấp dẫn, là điều rất khó khăn.
“Họ không phải lúc nào cũng có đủ kỹ năng để ghi lại các khóa đào tạo hấp dẫn,” Bob giải thích. “Và chúng tôi cũng không phải lúc nào cũng có thời gian để kéo họ ra khỏi khách hàng.”
Kết quả là các chu kỳ sản xuất chậm, nội dung lỗi thời và khả năng mở rộng các chương trình đào tạo bị hạn chế mà không làm tăng khối lượng công việc.
Tìm ra cách nhanh hơn để tạo nội dung học tập hấp dẫn
Ấn tượng đầu tiên của Bob về HeyGen được hình thành từ nhu cầu cấp thiết. Với một trong những đội ngũ L&D tinh gọn nhất mà anh từng làm việc, anh cần một cách để tạo nội dung nhanh hơn mà không phải đánh đổi về chất lượng hay mức độ thu hút.
“Tôi cần có khả năng tạo nội dung nhanh hơn,” anh nói. “Lúc đó, thực ra chỉ có tôi và một người nữa phụ trách hỗ trợ hàng trăm nhân viên.”
Điều khiến tôi ấn tượng ngay lập tức là khả năng của HeyGen trong việc biến các nội dung đào tạo dạng văn bản thành những video hấp dẫn, đồng thời bổ sung yếu tố con người thông qua các avatar. “Một trong những thách thức lớn nhất của hình thức học tự định hướng là mức độ tương tác,” Bob nói. “Mọi người cần một sự kết nối về mặt cảm xúc để có thể ghi nhớ thông tin.”
Bằng cách sử dụng một avatar studio, thường được mô phỏng theo chính mình, Bob có thể tạo ra cảm giác hiện diện và quen thuộc, ngay cả trong môi trường học không đồng bộ. “Nếu người học nhìn thấy một con người, dù chỉ là phiên bản avatar của tôi, họ sẽ có xu hướng ghi nhớ những gì họ đang học tốt hơn,” anh nói.
Tạo điều kiện nhập vai chân thực mà không cần huấn luyện trực tiếp
Một trong những bước đột phá lớn nhất xuất hiện khi Bob bắt đầu sử dụng các tính năng avatar tương tác của HeyGen.
“Khoảnh khắc kỳ diệu đối với chúng tôi là khi thấy avatar thực sự sống động,” anh ấy nói. “Nhưng quan trọng hơn nữa là LiveAvatar và khả năng nhập vai.”
Bob đã trình bày một kịch bản phỏng vấn mô phỏng cho một lãnh đạo mà anh báo cáo, cho thấy nhân viên có thể rèn luyện các kỹ năng thực tế, như phỏng vấn hoặc trao đổi về hiệu suất làm việc, mà không cần sự hiện diện của một huấn luyện viên trực tiếp.
“Đó là khoảnh khắc chúng tôi nhận ra rằng mình có thể giúp mọi người phát triển kỹ năng mà không cần một huấn luyện viên phải ngồi kèm họ hàng giờ liền,” anh nói.
Điều này đã mở ra cánh cửa cho việc thực hành có thể mở rộng, được tích hợp trực tiếp vào các khóa học tự học. Thay vì phải dựa vào các buổi hội thảo 90 phút hoặc các buổi đóng vai một kèm một, nhân viên giờ đây có thể luyện tập trong những tình huống thực tế theo lịch trình phù hợp với riêng họ.
“Tôi đã nghĩ là chúng ta vẫn chưa đạt đến mức đó với AI,” Bob nói. “Nhưng điều này đã khiến nó trở thành hiện thực.”
Tối ưu hóa việc cập nhật nội dung và phân phối đa ngôn ngữ
HeyGen cũng đã thay đổi cách Advantive xử lý việc cập nhật nội dung và bản địa hóa.
Thay vì phải quay lại toàn bộ video chỉ để chỉnh sửa những thay đổi nhỏ, Bob có thể nhanh chóng cập nhật kịch bản và tạo lại nội dung. “Nếu chúng tôi cần cập nhật, thì làm như vậy nhanh hơn rất nhiều so với việc quay lại một video dài ba đến năm phút,” anh ấy nói.
Nhóm cũng bắt đầu thử nghiệm tạo video bằng công nghệ sinh nội dung, biến các gợi ý hoặc nội dung dạng PowerPoint thành những video được trau chuốt chỉ trong vài ngày thay vì vài tuần.
“Thường thì chúng tôi có rất nhiều ý tưởng, nhưng trước đây để biến chúng thành hình ảnh trực quan phải mất hàng tuần,” Bob nói. “Giờ thì chúng tôi làm được điều đó chỉ trong vài ngày.”
Đối với việc đào tạo khách hàng, việc dịch thuật đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Advantive chủ yếu hoạt động bằng tiếng Anh, nhưng các khách hàng toàn cầu lại cần được đào tạo bằng những ngôn ngữ khác. “Việc có thể tải một video lên và nhanh chóng có nó sẵn sàng bằng nhiều ngôn ngữ đã tạo ra khác biệt rất lớn,” Bob nói.
Xây dựng nền tảng cho việc học nhanh hơn và có khả năng mở rộng
Kể từ khi áp dụng HeyGen, Advantive đã ghi nhận những kết quả rõ ràng và có thể đo lường được.
Bob ước tính thời gian cần để tạo nội dung học tự định tiến độ đã giảm 50%. Trong một ví dụ gần đây, một khóa đào tạo PowerPoint có lồng tiếng mà trước đây phải mất vài ngày mới hoàn thành thì nay chỉ mất khoảng hai đến ba giờ. “Khoản tiết kiệm thời gian đó là chỉ số quan trọng nhất đối với chúng tôi,” Bob nói.
Vượt lên trên yếu tố hiệu quả, khoảng thời gian tiết kiệm được cho phép Bob tập trung vào những công việc có tác động lớn hơn, như điều phối các buổi đào tạo, tương tác với nhân viên và hỗ trợ các lãnh đạo, thay vì phải dành hàng giờ để sản xuất nội dung.
“Nếu tôi tiết kiệm được thời gian, thì tôi cũng đang tiết kiệm tiền,” anh nói. “Và tôi có thể dành nhiều thời gian hơn để trực tiếp gặp gỡ mọi người, điều này cuối cùng sẽ thúc đẩy sự gắn kết và giữ chân nhân sự.”
Điều Bob trân trọng nhất ở HeyGen là nó không ngừng phát triển. Các tính năng mới liên tục mở rộng những gì có thể thực hiện được cho các nhóm đào tạo và phát triển. “Chúng ta vẫn chỉ mới chạm tới bề nổi,” anh ấy nói,
Lời khuyên của ông dành cho những người mới bắt đầu rất đơn giản: hãy lao vào và thử nghiệm. “Bạn càng mày mò với nó, bạn càng học được cách sử dụng nó,” Bob nói. “Và hãy dành thời gian xây dựng avatar studio của bạn. Bạn làm càng tốt bao nhiêu, trải nghiệm sẽ càng chân thực và cuốn hút bấy nhiêu.”
Đối với Bob và đội ngũ L&D tại Advantive, HeyGen đã trở thành nền tảng cho việc học tập nhanh hơn, hấp dẫn hơn và có khả năng mở rộng tốt hơn.
“Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, tạo nội dung nhanh hơn và xây dựng những trải nghiệm học tập mà mọi người thực sự kết nối và ghi nhớ,” Bob nói, “HeyGen hoàn toàn xứng đáng để bạn thử.”
