Mời thành viên vào không gian làm việc của bạn (dành cho người dùng Teams/Pro)

Hãy cùng tìm hiểu cách mời đồng đội vào workspace của bạn để có thể cộng tác và bắt đầu tạo nội dung ngay lập tức.

Mời thành viên vào không gian làm việc của bạn
Từ bảng điều khiển, nhấp vào tài khoản của bạn và đi tới phần quản lý không gian làm việc. Trong giao diện quản lý không gian làm việc, bạn sẽ thấy:

• Danh sách những người dùng bạn đã mời
• Vai trò được phân công của họ
• Trạng thái lời mời hiện tại của họ

Khu vực này cũng có thể gợi ý các thành viên trong nhóm đã đăng ký HeyGen bằng tên miền email công ty của bạn.

Bạn có thể mời thành viên mới bằng cách:

• Nhập địa chỉ email của họ, hoặc
• Sao chép và chia sẻ liên kết mời

Sau khi gửi lời mời, email của người dùng sẽ xuất hiện trong danh sách với trạng thái Đã gửi lời mời.

Nếu không gian làm việc của bạn được cấu hình yêu cầu phê duyệt để tham gia, bạn cũng sẽ thấy các yêu cầu tham gia trong chế độ xem này.

Theo dõi trạng thái lời mời và yêu cầu
Khi người dùng đăng nhập vào HeyGen, chấp nhận lời mời và tham gia workspace, trạng thái của họ sẽ được cập nhật thành Đang hoạt động.

Nếu bạn chấp thuận một yêu cầu tham gia, người dùng sẽ ngay lập tức trở thành thành viên workspace đang hoạt động. Tên của họ sẽ xuất hiện trong danh sách thành viên đang hoạt động và một suất sử dụng sẽ được tính.

Tìm hiểu về vai trò trong workspace
Workspace HeyGen hỗ trợ nhiều vai trò khác nhau, mỗi vai trò có các quyền hạn riêng.

• Super Admin
  Super Admin thường chịu trách nhiệm quản lý gói HeyGen và các workspace. Họ có toàn quyền truy cập, bao gồm quản lý người dùng và quyền hạn, thực hiện mua hàng hoặc nâng cấp, cũng như tạo, chỉnh sửa và rà soát nội dung.
• Nhà phát triển
  Nhà phát triển có thể tạo nội dung và truy cập HeyGen API. Gán vai trò này cho các thành viên trong nhóm cần các tích hợp nâng cao, chẳng hạn như kết nối với hệ thống CRM hoặc email.
• Người sáng tạo
  Người sáng tạo là những người thường xuyên tạo nội dung. Họ có thể tạo avatar, video và giọng nói, nhưng không thể quản lý quyền truy cập, mua hàng hoặc quyền truy cập API.
• Người xem
  Người xem thường là người đánh giá hoặc người phê duyệt. Họ có thể xem nội dung nhưng không thể chỉnh sửa.

Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu tham gia
Nếu workspace của bạn yêu cầu người dùng gửi yêu cầu truy cập, bạn có thể xem và xử lý các yêu cầu ở hai nơi:

• Bảng thông báo
• Tab Thành viên và Không gian làm việc

Từ bất kỳ vị trí nào, bạn đều có thể chấp nhận hoặc từ chối các yêu cầu đang chờ. Khi được phê duyệt, người dùng sẽ trở thành thành viên hoạt động và sử dụng một ghế.

Chia sẻ nội dung trong không gian làm việc
Ngoài vai trò, bạn còn có thể kiểm soát quyền truy cập vào từng dự án, video hoặc thư mục.

Để chia sẻ nội dung:

• Chọn menu ba chấm trên bản nháp, video hoặc thư mục
• Chọn Chia sẻ

Từ đó, bạn có thể:

• Chia sẻ với những người dùng cụ thể
• Chỉ định quyền chỉ xem hoặc chỉnh sửa
• Thiết lập quyền truy cập tổng thể chỉ cho riêng bạn, cho một số người dùng được chọn, hoặc cho bất kỳ ai có quyền truy cập workspace

Người dùng có vai trò Người xem sẽ luôn chỉ có quyền xem.

Chia sẻ và xuất bản video
Sau khi video được tạo, nó sẽ mở trên Trang Chia Sẻ, nơi bạn có thể:

• Bảo vệ video bằng mật khẩu
• Cấu hình quyền truy cập chung
• Thêm hoặc chỉnh sửa phụ đề

Bạn cũng có thể dùng tab Chia sẻ để xuất bản video lên web, cho phép bất kỳ ai xem phiên bản chỉ xem mà không cần đăng nhập.

Sau khi hoàn tất các bước này, bạn đã sẵn sàng cộng tác với nhóm của mình trong HeyGen bằng cách mời thành viên, phân quyền vai trò và chia sẻ nội dung một cách an toàn.