HeyGen for L&D: The Ultimate AI Video Jumpstart Guide

Welcome to your AI L&D video jumpstart guide

Want to create more video content but feel held

back by limited time, budget, or production resources? You’re not alone. Here’s the good news: with HeyGen, you can produce, translate and adapt videos that look even better than traditional productions at a fraction of the cost and time.

This guide is built for learning professionals, instructional designers, and training content creators ready to elevate with AI video. You’ll learn how to go from concept to course, creating high-quality, scalable content without needing cameras, studios, or on-screen talent.

Top use cases: how learning professionals are using HeyGen

HeyGen is more than a video tool. It’s a creative engine built for earning professionals who need to move fast, scale content, and drive results without sacrificing quality. From courses to multilingual training videos, here’s how learning professionals across every function are using HeyGen to create high-impact videos at scale.

Why video is critical in L&D today

• #1 medium to boost learner engagement and knowledge retention is video
• 83% of learners surveyed prefer watching video over audio or text
• 40-60% reductions in learning time can be achieved with video, as learners absorb information more efficiently through visual and auditory cues.
• 95% information retention when learners watch a video vs. 10% when reading text (Insivia)

The Challenge

• Frequent updates demand quick, easy video edits as policies, processes, and industries evolve
• Limited bandwidth and global language or accessibility needs strain production capacity
• Outsourcing is costly and slow, especially for complex content like compliance or safety

What AI Video Unlocks

Cost savings

€1,000 saved per minute of training content by Sibelco

80% lower production costs and 50% quicker delivery time at Simulations Software

Speed

5X increase in educational video production speed at financial services leader Equity Trust

Scalability

80-90% average completion rates for customer and partner training videos at Komatsu

15K+ live sales role-play training simulations and 2.5K+ hours of training completed at Copient.ai

Localization

80% reduction in video translation costs and 50% production time saved by Würth Group

5X increase increase in return on ad spend across Spanish, French, and German markets at Rosetta Stone

Personalization

Hundreds of onboarding videos welcoming new hires by name and in preferred language at Lattice

Making your first AI video

Introduction

New to video or trying out HeyGen for the first time? You’ve got this. This section will walk you through each step to help you make a great video, fast.

Like learning in action?

Pick a video type above to open a ready-made template in HeyGen and follow along as you go.

Not ready to dive in yet?

No sweat. Skim the steps now and come back to the full how-to when you’re ready.

Ready to get started?

Start with this 2-minute tour of HeyGen's AI Studio Editor, and then let's dive in!

For more information, visit our follow along video tutorials:

→ HeyGen Academy: 101

broad overview of all HeyGen features

→ HeyGen Academy: AI Studio

deeper dive into video editing

Step 1: Set up your HeyGen workspace for scale

Smart marketers don’t start from zero every time–they build systems that scale.

With HeyGen, it’s easy to keep your videos on-brand by setting up a Brand Kit to use your fonts, colors, logos and assets automatically.

Just paste in your company’s URL to get started, or upload your brand elements manually.

In a hurry? No problem. You can always come back and finish this step later.

Pro Tip

Once your Brand Kit is armed with your brand’s colors, you can easily update most HeyGen Templates to match. Just swap in your colors so every video stays on-brand.

Step 2: Set Your Strategy

Before creating your video, take a step back to clarify your learning strategy, especially if this video is part of a larger course or training sequence. Define the objective of this particular video, who the learners are, how the video will be delivered, and how you'll keep learners engaged throughout.

Step 2: Choose the right AI Avatar

Your facilitator sets the learning environment. Choose a ready-made Public Avatar, create a Custom Avatar that fits your organization or subject matter, or for the ultimate personal touch, create your digital twin in minutes with HeyGen’s Hyper Realistic Avatar feature!

HeyGen offers multiple options for creating Custom Avatars. Click the links below to dive into the details further.

Pro Tip

Use HeyGen’s Generating Looks feature to switch your avatar’s pose, surroundings or attire with nothing but a text prompt.

Best Practices: Making the Perfect Custom Avatar

Ready to create a professional, lifelike avatar with endless customization options? Explore the resources below for tips, best practices, and a quick overview of what you’ll need to get started.

When creating a Custom Avatar, remember: quality in = quality out. The better your photos, videos, and written prompts, the more realistic and polished your avatar will be.

Whatever’s in your Hyper Realistic Avatar training video, from gestures to facial expressions or vocal inflection, will be reflected in the final result.

Pro Tip

Use HeyGen’s Generating Looks feature to switch your avatar’s pose, surroundings or attire with nothing but a text prompt.

Training Goal

What do you want this video to achieve?

Examples: onboarding new hires, reinforcing compliance procedures, upskilling for new tools or processes

Learner Profile

Who are you creating this video for? What role or team are they in? What’s their current level of knowledge?

Examples: All employees, mostly non-technical, limited time, varying awareness of security protocols

Primary Distribution Channel

Where will your video be accessed?

Examples: internal LMS, SharePoint, Slack, onboarding email services, company wiki, mobile learning app

Engagement Strategy

How will you keep learners engaged and improve retention?
Examples: interactive prompts, spaced repetition, relatable scenarios, brief and focused segments to maintain attention and reinforce key takeaways

Pro Tip

Need a second opinion on your strategy? Head to ChatGPT, Claude, or another tool of your choice and prompt with the following:

"I’m planning to create a [training video] for [topic or skill]. The goal is [insert learning objective], my target audience is [learner profile], it will be delivered via [platforms or channels], and the engagement strategy is: [engagement strategy]. Can you give me feedback on the effectiveness of this plan, and suggest any improvements?"

Step 3: Write Your Script

Your script is the backbone of a clear, effective learning experience. Whether you’re creating a standalone tutorial or one module in a larger course, a well-structured script ensures clarity, consistency, and learner engagement. Here’s how to get it right:

• Start with context and relevance such as a scenario, question or common challenge to show why the topic matters. This builds motivation and learner buy-in.
• Keep it structured and focused, breaking content into logical, easy-to-follow steps with a clear, steady pace.
• Use simple, conversational language, speaking directly and clearly to the learner. Avoid jargon unless it’s explained.
• Reinforce key takeaways and next steps by ending with a simple summary, a call to reflect or apply the learning, or a clear pointer to the next module or resource.

Pro Tip

Want to move faster? Check the following Best Practices page for guidance on using tools like ChatGPT to write your script.

Still not sure where to begin? Here are a few sample outlines for inspiration.

If you’re following along in HeyGen, these scripts are already built into your template.

Access templates including these scripts here:

→ Course Video

→ Training Video

→ How To Video

Explore more in-depth script templates and more tips for popular L&D video types

→ Learning Courses

→ How-To Videos

→ Explainer Videos

→ Corporate Training

→ Skills Training

Best Practices: Write Scripts Better and Faster with AI

Want to streamline your workflow and save hours of writing time? Here’s how to use tools like ChatGPT, Claude, or Gemini to quickly generate clear, learner-focused scripts for your training videos.

Step 1 : Start with a clear prompt

Tell the AI what type of training video you’re creating, who it’s for, and what outcome you want. Include context such as:

• Objective: what should the learner be able to do or understand?
• Learner profile: who are they (new hire, sales rep, team lead) and what is their baseline knowledge?
• Distribution: where will the video live (LMS, Slack, onboarding flow)?
• Engagement: preferred tone and delivery (conversational, scenario-based, direct instruction)

‎

Sample prompt:

“Write a 2-minute training script on how to complete expense reports in Workday. The audience is new hires in finance, with no prior Workday experience. The tone should be clear and supportive. This will be delivered by an avatar inside our LMS.”

Step 2: Add key talking points

Help the AI stay accurate and focused by including a short list of what the video should cover

Example:

• Task or tool being explained
• Key steps or policies
• Common mistakes to avoid
• Any compliance or process notes
• Desired outcome

‎

Sample prompt:

"Cover: where to find the expense tool in Workday, how to upload a receipt, how to submit for approval. Note: emphasize the submission policy’s timeline.”

Step 3: Ask for the right format

Let the AI know how the content will be delivered. This affects tone, pacing, and word choice.

Example:

• A spoken script read by an avatar
• Designed for voiceover with on-screen visuals
• Modular, to fit into a microlearning sequence

‎

Sample prompt:

"Write this as a script for a talking head avatar, with short, clear sentences and pause points for visual callouts."

Step 4: Review and tweak

Paste your script into HeyGen and use the preview tool to watch it come to life. Then refine as needed. Use follow-up prompts like:

• Make this more concise for a 60-second version.
• Add a question to prompt reflection.
• Use less formal language and make it more conversational.
• Include an example of a common error and how to fix it.

Best Practices: Creating High Quality Custom AI Voices

HeyGen has a massive library of stock AI-generated voices in over 175 languages, dialects, and emotional tones, but sometimes the perfect video calls for something custom. Below are three ways to create Custom Voices.

For the best voice quality, start with strong source audio. Here’s how to get a great recording:

• Use a high-quality mic or smartphone, held 6–8" from your mouth

• Record in a quiet, noise-free space

• Speak clearly with natural pauses and slight emotional expression

• Prześlij wiele próbek z różnymi emocjonalnymi tonami dla większej wszechstronności (dla HeyGen Custom Voice Clones tylko)

Chcesz zagłębić się bardziej?

→ Najlepszy przewodnik po hiperrealistycznym klonowaniu głosu niestandardowego

→ Dodaj emocje do swojego niestandardowego klonu głosu

Best Practices: Prompting Like A Pro

Promptowanie to praktyka starannego tworzenia i iterowania instrukcji tekstowych (nazywanych promptami), które służą do kierowania narzędziami AI przy tworzeniu od podstaw treści takich jak obrazy, animacje czy dźwięk.

Tworzenie skutecznych promptów to potężna umiejętność dla każdego twórcy wideo z wykorzystaniem AI. W połączeniu z HeyGen otwiera ona niezliczone możliwości tworzenia efektownych filmów, w których jedynym ograniczeniem jest Twoja wyobraźnia! Przygotuj się na testowanie, modyfikowanie i stosowanie promptów w HeyGen, aby dopasować swoje wideo do konkretnych celów.

Najlepsze praktyki tworzenia promptów

Be Specific

Im dokładniej opiszesz, czego oczekujesz (ton, wygląd, gest, emocje), tym lepiej AI dopasuje się do Twojej wizji.

Zacznij od struktury

Stosuj spójną strukturę: co, kto, gdzie, jak. Dotyczy to warstwy wizualnej, tonu głosu oraz kierunku ruchu.

Uwzględnij kontekst i intencję

Let the AI know the purpose: Is it for a product demo? A social ad? A tutorial? Context helps tailor the result.

Use Descriptive Language

Używaj przymiotników, które oddają emocje, styl lub klarowność (np. „pewny siebie”, „minimalistyczny”, „pełen energii”, „spokojne tempo”).

Iterate & Refine

Nie poprzestawaj na pierwszej próbie. Drobne zmiany w promptach mogą przynieść zdecydowanie lepsze rezultaty we wszystkich typach mediów!

Najlepsze praktyki tworzenia promptów mogą się nieco różnić w zależności od tego, co tworzysz

Skorzystaj z poniższych materiałów, aby głębiej zgłębić każdy typ i jak najlepiej wykorzystać swoje prompty!

• Prompting best practices, common issues and solutions
• Najlepsze praktyki tworzenia promptów do generowania wyglądów
• Najlepsze praktyki tworzenia promptów do dodawania ruchu

Krok 5: Utwórz i dopracuj swoje sceny w AI Studio

Teraz, gdy Twój scenariusz i awatar są gotowe, nadszedł czas, aby ożywić Twoją wiadomość w edytorze AI Studio HeyGen, gdzie w prosty sposób możesz dostosować, ulepszyć i dopracować każdy element swojego wideo – bez potrzeby posiadania doświadczenia w montażu!

• Zaprojektuj swoje sceny w kilka minut, korzystając z Brand Kit lub szablonów, które przygotowałeś w Kroku 1.
• Wzmocnij swój przekaz za pomocą tekstu lub elementów wizualnych na ekranie i ustaw ich pojawianie się oraz znikanie za pomocą Animacji.
• Przeglądaj bibliotekę materiałów stockowych HeyGen, aby znaleźć wysokiej jakości ujęcia b-roll, wolne od opłat licencyjnych.
• Użyj Premium Scene Transitions, aby nadać swojemu wideo płynne, profesjonalne wykończenie.
• Dodaj i dostosuj napisy, aby Twoje filmy były bardziej angażujące i dostępne.
• Przetłumacz swoje filmy, aby dotrzeć do odbiorców, współpracowników i zespołów na całym świecie.
• Korzystasz z systemu LMS zgodnego ze SCORM? Użytkownicy planu Enterprise usprawniają swoje procesy dzięki eksportom SCORM.

Wskazówka

Twórz i porównuj wiele wersji swoich materiałów szkoleniowych wideo, aby sprawdzić, co najlepiej zwiększa zaangażowanie, utrzymanie wiedzy i wyniki nauki.

Gotowy, by montować jak profesjonalista?

Odwiedź HeyGen Academy: AI Studio, szczegółowy kurs wideo obejmujący wszystkie funkcje edycji w HeyGen.

Najlepsze praktyki: dostosuj wymowę, emocje i intonację

Chcesz, aby Twój awatar brzmiał idealnie? HeyGen daje Ci zaawansowane narzędzia do precyzyjnego dostrajania lektora, aby uzyskać naturalne, wierne rzeczywistości brzmienie.

Chcesz zobaczyć to w akcji?

Obejrzyj HeyGen Academy: AI Studio - Pronunciation module, aby zobaczyć te funkcje w praktyce i dowiedzieć się, jak wykorzystać je we własnych projektach.

Strategie zwiększania Twojego wpływu

Niezależnie od tego, czy docierasz na nowe rynki, testujesz skuteczność działań, czy dopasowujesz treści do różnych odbiorców, te zaawansowane najlepsze praktyki i narzędzia pomogą Ci precyzyjnie zwiększyć skalę Twojego wpływu.

Wejdź na globalny rynek dzięki tłumaczeniom

Dowiedz się, jak tłumaczyć i lokalizować swoje filmy na ponad 175 języków i dialektów, bez potrzeby dubbingu czy zatrudniania lektorów.

Skorzystaj z funkcji HeyGen Brand Voice, aby zachować spójność w przetłumaczonych filmach, dostosowując sposób, w jaki traktowane są określone słowa (np. wymowa nazw marek, wymuszanie lub blokowanie tłumaczenia niektórych terminów).

Użytkownicy planów Enterprise i Team mogą również wprowadzać zmiany bezpośrednio w przetłumaczonych skryptach, korzystając z naszej funkcji Proofread.

Potrzebujesz inspiracji? Zobacz, jak Trivago wykorzystało HeyGen do jednoczesnej lokalizacji reklam telewizyjnych na 30 rynkach.

Wspieraj zarządzanie zmianą dzięki elastycznym, łatwo aktualizowanym treściom

Zmiana jest stała, a Twoje materiały szkoleniowe muszą za nią nadążać. Niezależnie od tego, czy odświeżasz cały moduł kursu, czy aktualizujesz pojedyncze wideo szkoleniowe, tradycyjna produkcja treści z ponownym nagrywaniem i montażem może zamienić nawet drobną aktualizację w duże przedsięwzięcie.

Dzięki HeyGen aktualizowanie filmów zajmuje minuty, a nie dni. Podmień skrypty, edytuj tekst, zmień oprawę wizualną i generuj nowe wersje za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Koniec z wąskimi gardłami. Tylko szybkie, elastyczne wideo, które pomaga Twoim uczestnikom uczyć się w takim tempie, w jakim rozwija się Twoja organizacja. Dowiedz się więcej o wykorzystaniu HeyGen w zarządzaniu zmianą.

Dostępność i inkluzywne uczenie się na dużą skalę

We współczesnych środowiskach edukacyjnych dostępność nie jest opcją – jest koniecznością. Uczniowie mają bardzo zróżnicowane możliwości, preferencje i poziomy kompetencji cyfrowych, a Twoje treści muszą to odzwierciedlać.

Zanurz się w naszym przewodniku na temat jak tworzyć dostępne szkoleniowe materiały wideo, które odpowiadają zróżnicowanym potrzebom uczących się aby dowiedzieć się więcej o tym, jak w prosty sposób dostosować je do potrzeb osób z niepełnosprawnościami wzroku i słuchu, tworzyć mikroszkolenia oraz uwzględniać różnice kulturowe.

Interaktywny awatar

Niezależnie od tego, czy prowadzisz szkolenia z zakresu zgodności, czy wdrażasz nowych pracowników, Interaktywne Awatary zmieniają pasywne materiały wideo w dynamiczne, dwukierunkowe doświadczenia edukacyjne, które zwiększają zaangażowanie, personalizują treści i skłaniają uczestników do działania.

Potrzebujesz inspiracji? Odwiedź naszą stronę z interaktywnym avatarem i porozmawiaj z Judy, całodobową ekspertką HeyGen ds. szkoleń z zakresu zgodności z przepisami HR!

Przypadek użycia nr 1: Kursy edukacyjne

Niezależnie od tego, czy docierasz na nowe rynki, testujesz różne podejścia, czy dopasowujesz treści do odmiennych grup odbiorców, te zaawansowane najlepsze praktyki i narzędzia pomogą Ci precyzyjnie zwiększać skalę Twoich działań.

Historie klientów i przykłady

Idealne dla

Idealne dla: projektantów szkoleń, działów Learning & Development, HR, działów wspierających sprzedaż

Najlepsze praktyki

Podziel treści na modułowe fragmenty

Podziel swój kurs na krótkie, skoncentrowane segmenty, najlepiej po 3–7 minut każdy. Dzięki temu wspierasz naukę w odstępach czasu, ułatwiasz aktualizacje i zwiększasz trwałość zapamiętywania.

Twórz scenariusz z myślą o jasności, nie tylko o treści

Pisz w rozmownym, naturalnym tonie, upraszczaj złożone idee i unikaj żargonu. Wykorzystuj opowieści, analogie i przykłady z prawdziwego życia, aby ożywić swoje treści.

Zadbaj o świadomą warstwę wizualną

Wykorzystaj materiały wizualne, aby wzmocnić swój przekaz. Połącz prezenterów‑awatarów z odpowiednimi grafikami, nagraniami ekranu, animacjami lub ujęciami b-roll, aby wspierać różne style uczenia się.

Zaangażuj odbiorców wielopoziomową interaktywnością

Uzupełnij swój kurs angażującymi filmami, które skłaniają do refleksji, sprawdzają wiedzę lub proponują ćwiczenia utrwalające.

Testuj i udoskonalaj

Nieustannie zbieraj i wdrażaj opinie, wykorzystując HeyGen do łatwego zarządzania zmianami.

Najważniejsze funkcje

• Zasoby: wzbogacaj swoje doświadczenia edukacyjne za pomocą pomocnych materiałów wizualnych, takich jak nagrania ekranu i grafiki, które wzmacniają Twoje przesłanie
• Szablony: Utrzymuj spójną szatę graficzną swojego kursu, korzystając z gotowych szablonów lub tworząc własne, aby zaoszczędzić czas i podnieść jakość treści.
• Generate Looks: use text prompts to adapt your avatar instructor’s outfit, environment, or pose to fit the subject or audience

Ready to level up?

→ Dive in deeper with our Practical Guide for L&D Professionals eBook

→ Visit our step-by-step guide on creating engaging learning courses

Use Case #2: Training & Onboarding

Customer Stories & Examples

Perfect For

Instructional Designers, Learning & Development, Sales Enablement, HR, Compliance, Internal Communications

Best Practices

Start with the essentials

Focus on the information learners need right away such as company values, tools, workflows, or safety protocols. Prioritize clarity and usefulness over completeness in early modules.

Keep it short and targeted

Aim for brief, goal-driven videos (2–5 minutes) that cover one topic at a time. This makes it easier for learners to absorb information and return to specific sections as needed.

Make it welcoming and personal

Use avatars to create a friendly, human-first tone. Personalize with names, roles, or departments where possible to make onboarding feel relevant and tailored.

Design for different attention spans

Use captions, motion, and bold visuals to support comprehension, especially on mobile or when videos are watched with sound off.

Build confidence, not just compliance

Frame content around real situations learners might face. Show how processes and policies help them succeed, not just what they must do.

Plan for updates

Company policies, tools, and org structures evolve. Use HeyGen’s rapid editing tools to quickly update individual scenes or videos without a full reshoot.

Top Features

• Custom Avatars: Give your onboarding a human touch with a digital twin or department-specific presenters to deliver training in a familiar, branded voice.
• Personalized Video: Create personalized videos that greet new hires by name and customize other variables such as department or region to streamline onboarding and boost engagement.
• Brand Kit: Maintain visual brand consistency by setting up a Brand Kit with approved logos, fonts, colors, and assets.

Ready to dive in deeper?

→ Dive in deeper with our Practical Guide for L&D Professionals eBook

→ Visit our step-by-step guides on creating videos for: general training, corporate training, HR onboarding, safety, and compliance.

Use Case #3: Translation & Accessibility

Customer Stories & Examples

Perfect For

Instructional Designers, Communications, Learning & Development, HR, Compliance

Best Practices

Localize for language and culture

Build learner engagement by going the extra mile to offer content in their language and with regionally relevant avatars, accents and visuals.

Support auditory accessibility

by creating multiple versions of your video with captions, subtitles, on-screen text callouts, written transcripts, or adjusting the voice speed for clearer pacing.

Optimize for visual accessibility

by creating an additional version of your video with high contrast palettes, larger fonts, and clean uncluttered visual design.

Create microlearning modules

by breaking longer videos into short, concept-specific sections to make navigation and updates simpler.

Enhance digital literacy

by starting with a guided orientation video for your LMS or at the start of a new course.

Top Features

• Translation: Reach global audiences without ever reshooting by translating or localizing your existing content into different languages or regional accents.
• Brand Glossary: Maintain consistent pronunciation and translation across all your videos
• Public Avatars: Choose from 700+ diverse stock avatars to find the perfect spokesperson for your target region and audience
• Captions: Automatically add captions to any video to increase its accessibility

Pro tip

If your video requires visuals like screen recordings, make sure they align with your script. Start by writing your script, then use the preview button to play the audio while recording your screen in sync with the narration for the best timing.

Ready to dive in deeper?

Check out our guide on creating accessible training videos that meet diverse learner needs.