Workday is the AI platform for managing people, money, and agents. The Workday platform is built with AI at its core to help customers elevate people, supercharge work, and move their business forever forward. It’s used by more than 11,000 organizations around the world and across industries, from medium-sized businesses to more than 60% of the Fortune 500.
In qualità di leader globale, Workday produce una vasta e in continua crescita libreria di contenuti multimediali, gran parte dei quali deve essere localizzata per diversi pubblici internazionali. Con oltre 50 lingue supportate e richieste delle parti interessate che spesso spaziano da 10 a 15 lingue per progetto, la portata e la complessità delle attività di localizzazione hanno rappresentato sfide sempre maggiori.
"Stavamo producendo così tanti contenuti — video di marketing, comunicazioni interne, webinar di lunga durata — e avevamo bisogno di renderli disponibili in tutte queste lingue diverse", ha dichiarato Justin Meisinger, Program Manager del Globalization Production Team di Workday. "Ma il vecchio modo di farlo semplicemente non era scalabile."
La sfida non era solo la scala. "Quando lavori con decine di lingue, mantenere tutto allineato alla voce del tuo brand è incredibilmente difficile. Non si tratta solo di tradurre le parole, ma di preservare tono, intento e chiarezza." L’introduzione di HeyGen ha trasformato l’approccio di Workday al video.
Ripensare il flusso di lavoro di localizzazione
Before HeyGen, Workday relied exclusively on manual processes, which slowed down production and restricted the projects the team could support. "It wasn’t just expensive, it was limiting our ability to say yes to the business," Meisinger said. "We were constantly balancing capacity against demand."
Il tradizionale flusso di lavoro per la localizzazione si basava su traduttori umani, doppiatori e specialisti di post-produzione e richiedeva settimane o addirittura mesi. Il processo prevedeva traduttori che lavoravano sui copioni, revisori che ne controllavano l’accuratezza, voci professionali che registravano in studi di registrazione e un intero team che assemblava il tutto.
“Abbiamo un enorme portfolio di contenuti e, quando qualcosa cambia, di solito abbiamo una finestra di tempo molto ridotta per aggiornare una manciata di video e pubblicarli in tempi rapidi”, ha dichiarato Johanna Stussy, Product Strategist presso Workday.
Questo modello ad alta intensità di risorse comportava anche un prezzo molto elevato. "Spendevamo centinaia di migliaia di dollari all’anno per la localizzazione", ha detto Meisinger. "E a volte dovevamo rifiutare dei progetti, soprattutto video di lunga durata come i webinar, perché semplicemente non era fattibile con le risorse che avevamo."
Creating that magic moment with AI video
L’introduzione di HeyGen ha rappresentato una svolta. Workday ha inizialmente esplorato HeyGen come modo per accelerare la fase iniziale di traduzione, ma ha scoperto rapidamente che poteva fare molto di più. "HeyGen è stato magico per noi", ha raccontato Meisinger. "Può tradurre un video in pochi minuti e possiamo coinvolgere direttamente i nostri linguisti in HeyGen per revisionare e apportare piccole modifiche così da mantenere la nostra voce di brand."
“The magic moment was definitely the custom avatars and the ability to change the content within minutes,” Johanna said. “I can have a video, they can send me a video, and I could render it in three languages for them to proof same day.”
A key reason for choosing HeyGen was its term-based functionality, which integrates with Workday’s pre-defined set of approved translations for key terms. "This lets us upload our term base, so when the AI translates content, it's already using the right language," he said. "That’s something we haven’t seen anywhere else."
Un altro grande punto di forza erano le avanzate funzionalità audio di HeyGen. Anche quando le tracce audio originali non erano disponibili, HeyGen riusciva a isolare la voce di un relatore dalla musica di sottofondo e a risintetizzarla in un’altra lingua, cosa che altrimenti richiederebbe l’intero lavoro di un team di produzione.
"Il momento magico per me è stato quando ho caricato un mio video e, pochi minuti dopo, HeyGen ha generato un video in cui parlavo tedesco. Ho preso quel video e l'ho mostrato ai miei colleghi tedeschi, e loro mi hanno chiesto: 'Parli tedesco?' Quindi penso che questo l'abbia fatto sembrare davvero magico", ha detto Meisinger.
Alla fine, HeyGen si è distinta come un partner che condivideva i valori di Workday in termini di innovazione e integrità. "Anche noi siamo un'azienda di AI, quindi ci sta molto a cuore l'uso etico dell'AI", ha sottolineato Meisinger. "HeyGen ci ha dato il controllo e la flessibilità di cui avevamo bisogno, senza compromettere i nostri principi."
Mettere il team di Workday nelle condizioni di dire “L’ho fatto io”
HeyGen ha completamente trasformato il modo in cui Workday gestisce la localizzazione. "Quello che amo di HeyGen è che non devo più dire di no ai progetti", ha detto Meisinger. "È come se avessimo potenziato il nostro team. Possiamo fare molto di più con le risorse che abbiamo."
«Per tradurre un corso, in media ci volevano dalle 4 alle 6 settimane», ha detto Johanna. «Oggi posso tradurre i contenuti multimediali di uno dei nostri corsi in poche settimane, e a volte persino in pochi giorni, a seconda del progetto. Una cosa del genere era semplicemente impensabile.»
Integrando HeyGen nella propria pipeline di localizzazione, Workday ha ridefinito la sua strategia video globale, rendendola più rapida, intelligente ed etica. Il risultato è un processo scalabile e di alta qualità, pronto a soddisfare le esigenze di un pubblico internazionale in continua crescita.
- Velocità e scalabilità: tempi di localizzazione ridotti da settimane a minuti, con 10–15 lingue per video, inclusi webinar di due ore.
- Efficienza dei costi: Risparmi significativi grazie a prezzi a tariffa fissa; aumento del 100% della capacità senza aggiungere personale.
- Integrità del brand ed etica: pienamente in linea con gli standard di terminologia di Workday e con un uso etico dell’IA, evitando pratiche ingannevoli come il lip-syncing.
Riflettendo sull’esperienza, Meisinger ha sottolineato l’orgoglio professionale che deriva dal fornire un lavoro di alta qualità in modo efficiente. "Per me, dal punto di vista professionale, è importante poter fare questo. Non solo perché mi fa fare bella figura, ma perché posso tornare a casa alla fine della giornata sentendo di aver consegnato un prodotto di qualità e di essere diventato più efficiente", ha raccontato.
Per le altre squadre che stanno valutando l’uso dell’IA per la localizzazione, Workday ha un messaggio semplice: "Provateci. È gratuito da testare. Potreste rimanere sorpresi da quanto migliori il vostro flusso di lavoro."
«Sfruttalo a fondo, mettilo alla prova e sii curiosa. Ho sicuramente trovato alcune chicche inaspettate che ci hanno fatto risparmiare tempo e aggiunto valore al nostro flusso di lavoro», ha detto Johanna.
