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Invita membri al tuo workspace
Benvenuto in HeyGen Academy. Questo modulo, Invitare e Gestire i Membri del Team, è interamente dedicato a portare il tuo team all’interno del tuo workspace, così da poter collaborare e iniziare subito a creare. Quando sei pronto ad aggiungere membri del team, assicurati innanzitutto di trovarti nel workspace condiviso e non nel tuo account personale. Dal pannello Gestisci Workspace, vedrai tutte le persone invitate, i loro ruoli attuali e se hanno accettato o sono ancora in sospeso. HeyGen suggerisce anche i colleghi che si sono già registrati usando il dominio email della tua azienda, rendendo semplicissimo aggiungerli con un solo clic. Puoi invitare i membri del team direttamente via email oppure copiare un link condivisibile da inviare più ampiamente. Non appena viene inviata un’invitazione, l’utente compare nell’elenco dei membri con lo stato Invito Inviato. Se il tuo workspace è configurato con la richiesta di accesso, anche le nuove richieste compariranno nello stesso pannello. Una volta approvata, il membro del team passa allo stato Attivo, entrando ufficialmente nel tuo workspace e occupando un posto nel tuo piano. Ogni membro in HeyGen ha un ruolo assegnato, che determina il suo livello di accesso: - I Super Admin hanno il pieno controllo su fatturazione, sicurezza, autorizzazioni e impostazioni del workspace. - Gli Sviluppatori possono creare contenuti e accedere anche alle API di HeyGen per integrazioni con CRM o piattaforme email. - I Creator si concentrano sulla produzione di video, avatar e voci, ma non gestiscono autorizzazioni o fatturazione. - I Viewer sono approvatori e revisori che possono accedere ai contenuti senza modificarli. Questa struttura basata sui ruoli ti aiuta a bilanciare creatività e controllo, assicurando che i membri del team abbiano gli strumenti di cui hanno bisogno, senza concedere accessi non necessari. Se hai abilitato l’accesso tramite richiesta, puoi esaminare e gestire le richieste di adesione in due punti: il pannello delle notifiche e la scheda Membri & Workspace. L’approvazione di una richiesta rende immediatamente l’utente attivo e visibile nell’elenco dei membri; il rifiuto mantiene il tuo workspace sicuro. Oltre ai ruoli dei membri, HeyGen ti offre un controllo granulare su come i contenuti vengono condivisi all’interno del workspace. A livello di progetto, cartella o video, puoi modificare le autorizzazioni per limitare l’accesso, consentire modifiche o condividere link di sola visualizzazione. Anche all’interno di progetti condivisi, un ruolo Viewer rimane sempre di sola visualizzazione, preservando le tue policy di accesso. Quando un video viene pubblicato, viene generata una Pagina di Condivisione, dove i creator possono aggiungere sottotitoli, configurare le autorizzazioni, applicare la protezione tramite password o rendere il video pubblicamente visibile senza richiedere l’accesso. Queste opzioni offrono ai team la flessibilità di gestire come e dove vengono distribuiti i contenuti. Al termine di questo modulo, saprai come invitare i membri del team, assegnare i ruoli e controllare l’accesso ai contenuti. Con questi passaggi, il tuo workspace sarà pronto per una collaborazione sicura e scalabile in tutta la tua organizzazione.
When you’re ready to add teammates, first make sure you’re inside your shared workspace rather than your personal account. From the Manage Workspace panel, you’ll see everyone who’s been invited, their current roles, and whether they’ve accepted or are still pending. HeyGen also makes suggestions for colleagues who have already signed up with your company email domain, making it easy to bring them in with a single click. You can invite teammates directly by email, or copy a shareable link to send out more broadly.
As soon as an invitation is sent, the user appears in your member list with the status Invite Sent. If your workspace is configured for request-to-join, new requests will also show up in the same panel. Once approved, the teammate moves into Active status, officially joining your workspace and occupying a seat on your plan.
Every member in HeyGen is assigned a role, which determines their level of access:
Super Admins have full control over billing, security, permissions, and workspace settings.
Developers can create content and also access HeyGen’s API for integrations like CRMs or email platforms.
Creators focus on producing videos, avatars, and voices but don’t manage permissions or billing.
Viewers are approvers and reviewers who can access content without making edits.
This role-based structure helps you balance creativity with oversight, ensuring teammates have the tools they need—without giving unnecessary access.
If you’ve enabled request-based access, you can review and act on join requests in two places: the notifications panel and the Members & Workspaces tab. Approving a request immediately makes the user active and visible in your members list; denying it keeps your workspace secure.
Beyond member roles, HeyGen gives you granular control over how content is shared within the workspace. At the project, folder, or video level, you can adjust permissions to restrict access, allow edits, or share view-only links. Even within shared projects, a Viewer role always remains view-only, preserving your access policies.
When a video is published, it generates a Share Page, where creators can add captions, configure permissions, apply password protection, or make the video publicly viewable without requiring sign-in. These options give teams the flexibility to manage how and where content is distributed.
By the end of this module, you’ll understand how to invite teammates, assign roles, and control access to content. With these steps in place, your workspace will be ready for secure, scalable collaboration across your organization.