Workday ist die KI-Plattform für das Management von Menschen, Finanzen und Agents. Die Workday-Plattform ist mit KI im Kern aufgebaut, um Kunden dabei zu helfen, ihre Mitarbeitenden zu stärken, Arbeit zu beschleunigen und ihr Unternehmen dauerhaft voranzubringen. Sie wird von mehr als 11.000 Organisationen weltweit und branchenübergreifend genutzt – von mittelständischen Unternehmen bis hin zu über 60 % der Fortune 500.
Als globaler Marktführer erstellt Workday eine umfangreiche und stetig wachsende Bibliothek an Multimedia-Inhalten, von denen ein großer Teil für unterschiedliche internationale Zielgruppen lokalisiert werden muss. Mit der Unterstützung von mehr als 50 Sprachen und Stakeholder-Anfragen, die pro Projekt häufig 10 bis 15 Sprachen umfassen, stellten der Umfang und die Komplexität der Lokalisierung eine zunehmende Herausforderung dar.
„Wir haben so viele Inhalte produziert – Marketingvideos, interne Kommunikation, lange Webinare – und wir mussten all das in all diese verschiedenen Sprachen bringen“, sagte Justin Meisinger, Program Manager im Globalization Production Team bei Workday. „Aber die alte Vorgehensweise ließ sich einfach nicht skalieren.“
Die Herausforderung war nicht nur die Skalierung. „Wenn man mit Dutzenden von Sprachen arbeitet, ist es unglaublich schwierig, alles konsequent auf die eigene Markenstimme abzustimmen. Es geht nicht nur darum, Wörter zu übersetzen, sondern darum, Tonfall, Intention und Klarheit zu bewahren.“ Die Einführung von HeyGen hat Workdays Ansatz für Videos grundlegend verändert.
Den Lokalisierungs-Workflow neu denken
Vor HeyGen war Workday ausschließlich auf manuelle Prozesse angewiesen, was die Produktion verlangsamte und die Projekte einschränkte, die das Team unterstützen konnte. „Es war nicht nur teuer, es schränkte auch unsere Fähigkeit ein, gegenüber dem Business Ja zu sagen“, sagte Meisinger. „Wir haben unsere Kapazitäten ständig gegen die Nachfrage abgewogen.“
Der herkömmliche Lokalisierungs-Workflow basierte auf menschlichen Übersetzern, Sprechern und Postproduktionsexperten und dauerte Wochen oder sogar Monate. Der Prozess umfasste Übersetzer, die an Skripten arbeiteten, Prüfer, die die Genauigkeit kontrollierten, Sprecher, die in Tonstudios aufnahmen, und ein ganzes Team, das alles zusammenfügte.
„Wir haben ein riesiges Content-Portfolio, und wenn sich etwas ändert, haben wir in der Regel nur ein kleines Zeitfenster, in dem wir eine Handvoll Videos anpassen und sie rechtzeitig veröffentlichen müssen“, sagte Johanna Stussy, Product Strategist bei Workday.
Dieses ressourcenintensive Modell war außerdem mit einem hohen Preisschild verbunden. „Wir haben jedes Jahr Hunderttausende von Dollar für Lokalisierung ausgegeben“, sagte Meisinger. „Und manchmal mussten wir Projekte ablehnen, insbesondere längere Videos wie Webinare, weil es mit den vorhandenen Ressourcen einfach nicht machbar war.“
Diesen magischen Moment mit KI-Video erschaffen
Die Einführung von HeyGen brachte einen Durchbruch. Workday nutzte HeyGen zunächst, um den ersten Übersetzungsschritt zu beschleunigen, stellte jedoch schnell fest, dass es noch viel mehr leisten kann. „HeyGen war für uns geradezu magisch“, berichtet Meisinger. „Es kann ein Video in wenigen Minuten übersetzen, und wir können unsere Linguist:innen direkt in HeyGen einbinden, um Korrektur zu lesen und kleine Anpassungen vorzunehmen, damit unsere Markenstimme erhalten bleibt.“
„Der magische Moment waren definitiv die individuellen Avatare und die Möglichkeit, den Inhalt innerhalb von Minuten zu ändern“, sagte Johanna. „Ich kann ein Video haben, sie können mir ein Video schicken, und ich kann es in drei Sprachen rendern, damit sie es noch am selben Tag prüfen können.“
Ein Hauptgrund für die Entscheidung für HeyGen war seine terminbasierte Funktionalität, die sich in Workdays vordefinierten Satz genehmigter Übersetzungen für wichtige Fachbegriffe integriert. „Dadurch können wir unsere Terminologiedatenbank hochladen, sodass die KI bei der Übersetzung von Inhalten bereits die richtige Fachsprache verwendet“, sagte er. „So etwas haben wir sonst noch nirgends gesehen.“
Ein weiterer großer Pluspunkt waren die fortschrittlichen Audiofunktionen von HeyGen. Selbst wenn die ursprünglichen Audiostems nicht verfügbar waren, konnte HeyGen die Stimme eines Sprechers von der Hintergrundmusik trennen und sie in einer anderen Sprache neu synthetisieren – etwas, wofür sonst ein komplettes Produktionsteam nötig wäre.
"Der magische Moment für mich war, als ich ein Video von mir hochgeladen habe und HeyGen mir ein paar Minuten später ein Video ausgab, in dem ich Deutsch spreche. Ich habe dieses Video genommen und es meinen deutschen Kollegen gezeigt, und sie fragten mich: 'Sprichst du Deutsch?' Dadurch wirkte das für mich einfach wie echte Magie“, sagte Meisinger.
Letztendlich hob sich HeyGen als Partner hervor, der Workdays Werte in Bezug auf Innovation und Integrität teilte. „Wir sind ebenfalls ein KI-Unternehmen, daher liegt uns die ethische Nutzung von KI sehr am Herzen“, betonte Meisinger. „HeyGen hat uns die Kontrolle und Flexibilität gegeben, die wir brauchten, ohne unsere Prinzipien zu kompromittieren.“
Das Workday-Team dazu befähigen zu sagen: „Das habe ich gemacht“
HeyGen hat die Art und Weise, wie Workday Lokalisierung handhabt, vollständig verändert. „Was ich an HeyGen liebe, ist, dass ich nicht mehr Nein zu Projekten sagen muss“, sagte Meisinger. „Es ist, als hätten wir unser Team vergrößert. Wir können mit den vorhandenen Ressourcen viel mehr erreichen.“
„Um einen Kurs zu übersetzen, brauchte es im Durchschnitt vier bis sechs Wochen“, sagte Johanna. „Heute kann ich die Medien für einen unserer Kurse innerhalb von Wochen übersetzen – und je nach Projekt manchmal sogar in wenigen Tagen. Das war früher einfach undenkbar.“
Durch die Integration von HeyGen in seine Lokalisierungspipeline hat Workday seine globale Videostrategie neu definiert und sie schneller, intelligenter und ethischer gemacht. Das Ergebnis ist ein skalierbarer, hochwertiger Prozess, der bereit ist, den Anforderungen eines wachsenden internationalen Publikums gerecht zu werden.
- Geschwindigkeit und Skalierbarkeit: Die Lokalisierungsdauer wurde von Wochen auf Minuten verkürzt, mit 10–15 Sprachversionen pro Video, einschließlich zweistündiger Webinare.
- Kosteneffizienz: Deutliche Einsparungen durch Pauschalpreise; 100 % Kapazitätssteigerung ohne zusätzliches Personal.
- Markenintegrität und Ethik: Vollständig im Einklang mit Workdays Terminologiestandards und ethischer KI-Nutzung, wodurch irreführende Praktiken wie Lip-Syncing vermieden werden.
Im Rückblick auf die Erfahrung betonte Meisinger den beruflichen Stolz, der damit einhergeht, hochwertige und effiziente Arbeit zu leisten. „Es ist mir aus professioneller Sicht wichtig, das tun zu können. Nicht nur, weil es mich gut dastehen lässt, sondern weil ich am Ende des Tages nach Hause gehen und das Gefühl haben kann, ein qualitativ hochwertiges Ergebnis geliefert und mich selbst effizienter gemacht zu haben“, sagte er.
Für andere Teams, die den Einsatz von KI für Lokalisierung in Betracht ziehen, hat Workday eine einfache Botschaft: „Probiert es einfach aus. Das Testen ist kostenlos. Ihr werdet vielleicht überrascht sein, wie sehr es euren Workflow verbessert.“
„Lass dich darauf ein, probiere es aus und sei neugierig. Ich habe auf jeden Fall ein paar unerwartete Schätze gefunden, die Zeit gespart und unseren Workflow bereichert haben“, sagte Johanna.
