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Laden Sie Mitglieder in Ihren Arbeitsbereich ein
Willkommen in der HeyGen Academy. In diesem Modul „Einladen und Verwalten von Teammitgliedern“ geht es darum, wie Sie Ihr Team in Ihren Workspace einladen, damit Sie gemeinsam arbeiten und sofort mit der Erstellung beginnen können. Wenn Sie bereit sind, Teammitglieder hinzuzufügen, stellen Sie zuerst sicher, dass Sie sich in Ihrem gemeinsamen Workspace und nicht in Ihrem persönlichen Konto befinden. Im Bereich „Workspace verwalten“ sehen Sie alle Personen, die eingeladen wurden, ihre aktuellen Rollen und ob sie die Einladung bereits angenommen haben oder noch aussteht. HeyGen macht außerdem Vorschläge für Kolleginnen und Kollegen, die sich bereits mit der E-Mail-Domain Ihres Unternehmens registriert haben, sodass Sie sie mit einem einzigen Klick hinzufügen können. Sie können Teammitglieder direkt per E-Mail einladen oder einen teilbaren Link kopieren, um ihn breiter zu versenden. Sobald eine Einladung verschickt wurde, erscheint die Person in Ihrer Mitgliederliste mit dem Status „Einladung gesendet“. Wenn Ihr Workspace für Beitrittsanfragen konfiguriert ist, werden neue Anfragen ebenfalls im selben Bereich angezeigt. Nach der Freigabe wechselt das Teammitglied in den Status „Aktiv“, tritt Ihrem Workspace offiziell bei und belegt einen Platz in Ihrem Tarif. Jedes Mitglied in HeyGen erhält eine Rolle, die den jeweiligen Zugriff bestimmt: - Super-Admins haben die vollständige Kontrolle über Abrechnung, Sicherheit, Berechtigungen und Workspace-Einstellungen. - Developer können Inhalte erstellen und außerdem auf die HeyGen-API für Integrationen wie CRMs oder E-Mail-Plattformen zugreifen. - Creator konzentrieren sich auf die Produktion von Videos, Avataren und Stimmen, verwalten jedoch keine Berechtigungen oder Abrechnung. - Viewer sind Genehmigende und Prüfer, die auf Inhalte zugreifen können, ohne Änderungen vorzunehmen. Diese rollenbasierte Struktur hilft Ihnen, Kreativität und Kontrolle auszubalancieren und stellt sicher, dass Teammitglieder die Werkzeuge erhalten, die sie benötigen – ohne unnötige Zugriffsrechte. Wenn Sie zugriffsbasierte Beitrittsanfragen aktiviert haben, können Sie diese an zwei Stellen prüfen und bearbeiten: im Benachrichtigungsbereich und im Tab „Mitglieder & Workspaces“. Die Genehmigung einer Anfrage macht den Nutzer sofort aktiv und sichtbar in Ihrer Mitgliederliste; eine Ablehnung schützt die Sicherheit Ihres Workspaces. Über die Rollen der Mitglieder hinaus bietet HeyGen Ihnen eine feingranulare Steuerung, wie Inhalte innerhalb des Workspaces geteilt werden. Auf Projekt-, Ordner- oder Videoebene können Sie Berechtigungen anpassen, um den Zugriff zu beschränken, Bearbeitungen zu erlauben oder reine Ansichtslinks zu teilen. Selbst in geteilten Projekten bleibt eine Viewer-Rolle immer auf die Ansicht beschränkt, sodass Ihre Zugriffspolicies gewahrt bleiben. Wenn ein Video veröffentlicht wird, erzeugt es eine „Share Page“, auf der Creator Untertitel hinzufügen, Berechtigungen konfigurieren, einen Passwortschutz einrichten oder das Video öffentlich zugänglich machen können, ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist. Diese Optionen geben Teams die Flexibilität, zu steuern, wie und wo Inhalte verbreitet werden. Am Ende dieses Moduls wissen Sie, wie Sie Teammitglieder einladen, Rollen zuweisen und den Zugriff auf Inhalte steuern. Mit diesen Schritten ist Ihr Workspace bereit für eine sichere, skalierbare Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Unternehmen.
When you’re ready to add teammates, first make sure you’re inside your shared workspace rather than your personal account. From the Manage Workspace panel, you’ll see everyone who’s been invited, their current roles, and whether they’ve accepted or are still pending. HeyGen also makes suggestions for colleagues who have already signed up with your company email domain, making it easy to bring them in with a single click. You can invite teammates directly by email, or copy a shareable link to send out more broadly.
As soon as an invitation is sent, the user appears in your member list with the status Invite Sent. If your workspace is configured for request-to-join, new requests will also show up in the same panel. Once approved, the teammate moves into Active status, officially joining your workspace and occupying a seat on your plan.
Every member in HeyGen is assigned a role, which determines their level of access:
Super Admins have full control over billing, security, permissions, and workspace settings.
Developers can create content and also access HeyGen’s API for integrations like CRMs or email platforms.
Creators focus on producing videos, avatars, and voices but don’t manage permissions or billing.
Viewers are approvers and reviewers who can access content without making edits.
This role-based structure helps you balance creativity with oversight, ensuring teammates have the tools they need—without giving unnecessary access.
If you’ve enabled request-based access, you can review and act on join requests in two places: the notifications panel and the Members & Workspaces tab. Approving a request immediately makes the user active and visible in your members list; denying it keeps your workspace secure.
Beyond member roles, HeyGen gives you granular control over how content is shared within the workspace. At the project, folder, or video level, you can adjust permissions to restrict access, allow edits, or share view-only links. Even within shared projects, a Viewer role always remains view-only, preserving your access policies.
When a video is published, it generates a Share Page, where creators can add captions, configure permissions, apply password protection, or make the video publicly viewable without requiring sign-in. These options give teams the flexibility to manage how and where content is distributed.
By the end of this module, you’ll understand how to invite teammates, assign roles, and control access to content. With these steps in place, your workspace will be ready for secure, scalable collaboration across your organization.