Explore the Academy
Zaproś członków do swojego workspace’u
Witamy w HeyGen Academy. Ten moduł, „Zapraszanie i zarządzanie członkami zespołu”, dotyczy wprowadzania Twojego zespołu do przestrzeni roboczej, abyście mogli od razu współpracować i tworzyć treści. Gdy będziesz gotowy, aby dodać członków zespołu, najpierw upewnij się, że znajdujesz się we wspólnej przestrzeni roboczej, a nie na swoim koncie osobistym. W panelu Zarządzaj przestrzenią roboczą zobaczysz wszystkich zaproszonych użytkowników, ich aktualne role oraz informację, czy przyjęli zaproszenie, czy nadal jest ono w toku. HeyGen podpowiada także współpracowników, którzy zarejestrowali się już z domeną e‑mail Twojej firmy, co ułatwia dodanie ich jednym kliknięciem. Możesz zapraszać członków zespołu bezpośrednio przez e‑mail lub skopiować link do udostępnienia szerszej grupie. Z chwilą wysłania zaproszenia użytkownik pojawia się na liście członków ze statusem „Zaproszenie wysłane”. Jeśli Twoja przestrzeń robocza jest skonfigurowana w trybie „prośba o dołączenie”, nowe zgłoszenia również pojawią się w tym samym panelu. Po zatwierdzeniu członek zespołu przechodzi do statusu „Aktywny”, oficjalnie dołącza do Twojej przestrzeni roboczej i zajmuje miejsce w Twoim planie. Każdemu członkowi w HeyGen przypisana jest rola, która określa jego poziom dostępu: - Super administratorzy mają pełną kontrolę nad rozliczeniami, bezpieczeństwem, uprawnieniami i ustawieniami przestrzeni roboczej. - Deweloperzy mogą tworzyć treści, a także korzystać z API HeyGen do integracji, np. z CRM‑ami lub platformami e‑mail. - Twórcy koncentrują się na produkcji wideo, awatarów i głosów, ale nie zarządzają uprawnieniami ani rozliczeniami. - Widzowie pełnią rolę akceptujących i recenzentów – mają dostęp do treści, ale nie mogą ich edytować. Taka struktura ról pomaga zrównoważyć kreatywność z nadzorem, zapewniając członkom zespołu potrzebne narzędzia – bez nadawania im zbędnych uprawnień. Jeśli włączyłeś dostęp oparty na prośbach, możesz przeglądać i obsługiwać zgłoszenia dołączenia w dwóch miejscach: w panelu powiadomień oraz w zakładce „Członkowie i przestrzenie robocze”. Zatwierdzenie prośby natychmiast aktywuje użytkownika i sprawia, że staje się widoczny na liście członków; odrzucenie prośby pomaga utrzymać bezpieczeństwo Twojej przestrzeni roboczej. Poza rolami członków HeyGen daje Ci szczegółową kontrolę nad tym, jak treści są udostępniane w przestrzeni roboczej. Na poziomie projektu, folderu lub wideo możesz dostosowywać uprawnienia, aby ograniczyć dostęp, zezwolić na edycję lub udostępniać linki tylko do podglądu. Nawet w ramach wspólnych projektów rola Widza zawsze pozostaje wyłącznie do oglądania, co pozwala zachować przyjętą politykę dostępu. Po opublikowaniu wideo generowana jest Strona udostępniania, na której twórcy mogą dodawać napisy, konfigurować uprawnienia, ustawiać hasło lub udostępniać wideo publicznie bez konieczności logowania. Te opcje dają zespołom elastyczność w zarządzaniu tym, jak i gdzie dystrybuowane są treści. Po ukończeniu tego modułu będziesz wiedzieć, jak zapraszać członków zespołu, przypisywać role i kontrolować dostęp do treści. Dzięki tym krokom Twoja przestrzeń robocza będzie gotowa na bezpieczną, skalowalną współpracę w całej organizacji.
When you’re ready to add teammates, first make sure you’re inside your shared workspace rather than your personal account. From the Manage Workspace panel, you’ll see everyone who’s been invited, their current roles, and whether they’ve accepted or are still pending. HeyGen also makes suggestions for colleagues who have already signed up with your company email domain, making it easy to bring them in with a single click. You can invite teammates directly by email, or copy a shareable link to send out more broadly.
As soon as an invitation is sent, the user appears in your member list with the status Invite Sent. If your workspace is configured for request-to-join, new requests will also show up in the same panel. Once approved, the teammate moves into Active status, officially joining your workspace and occupying a seat on your plan.
Every member in HeyGen is assigned a role, which determines their level of access:
Super Admins have full control over billing, security, permissions, and workspace settings.
Developers can create content and also access HeyGen’s API for integrations like CRMs or email platforms.
Creators focus on producing videos, avatars, and voices but don’t manage permissions or billing.
Viewers are approvers and reviewers who can access content without making edits.
This role-based structure helps you balance creativity with oversight, ensuring teammates have the tools they need—without giving unnecessary access.
If you’ve enabled request-based access, you can review and act on join requests in two places: the notifications panel and the Members & Workspaces tab. Approving a request immediately makes the user active and visible in your members list; denying it keeps your workspace secure.
Beyond member roles, HeyGen gives you granular control over how content is shared within the workspace. At the project, folder, or video level, you can adjust permissions to restrict access, allow edits, or share view-only links. Even within shared projects, a Viewer role always remains view-only, preserving your access policies.
When a video is published, it generates a Share Page, where creators can add captions, configure permissions, apply password protection, or make the video publicly viewable without requiring sign-in. These options give teams the flexibility to manage how and where content is distributed.
By the end of this module, you’ll understand how to invite teammates, assign roles, and control access to content. With these steps in place, your workspace will be ready for secure, scalable collaboration across your organization.