Advantive es una empresa SaaS que ofrece software especializado para fabricantes y distribuidores de nicho, ayudándoles a escalar de forma eficiente y a operar con mayor rentabilidad. Como Director de Formación y Desarrollo, Bob Bednarz lidera iniciativas globales de capacitación centradas en acelerar el crecimiento de los empleados y desbloquear su potencial en toda la organización.
Para Bob, el aprendizaje no consiste solo en transmitir información; se trata de ayudar a las personas a desarrollar habilidades y a retener lo que aprenden más rápido. Su objetivo es acortar el tiempo que los empleados tardan en alcanzar hitos clave, reduciendo de dos o tres años a entre seis y doce meses, o incluso menos. Lograrlo a esa escala, con un equipo de L&D reducido, requería un nuevo enfoque para la creación de contenidos y la implicación de las personas.
Mantener la implicación mientras se opera con recursos limitados
El equipo de L&D de Advantive funciona de forma ajustada por diseño. Bob desempeña múltiples funciones, equilibrando la facilitación, la creación de contenido y el diseño de programas mientras da soporte a más de 600 empleados en todo el mundo, además de la formación a clientes.
El vídeo siempre ha sido fundamental en la estrategia de aprendizaje de Advantive, especialmente para el contenido autodirigido y bajo demanda. Crear un vídeo que se mantuviera relevante y atractivo con el tiempo era difícil.
«Uno de los mayores desafíos del vídeo tradicional es que se queda obsoleto muy rápido», dijo Bob. «Puedes grabar una formación de una hora y, 30 o 40 días después, ya no es precisa. Entonces tienes que volver a grabarla por completo».
Otra gran limitación era la dependencia de los expertos en la materia. Los expertos técnicos de Advantive suelen estar de cara al cliente, y encontrar tiempo para que grabaran formaciones, y más aún para crear un vídeo atractivo, resultaba muy complicado.
«No siempre tienen las habilidades necesarias para grabar formaciones atractivas», explicó Bob. «Y nosotros no siempre tenemos tiempo para apartarlos de los clientes».
El resultado fueron ciclos de producción lentos, contenido desactualizado y una capacidad limitada para escalar los programas de formación sin aumentar la carga de trabajo.
Encontrar una forma más rápida de crear contenido de aprendizaje atractivo
La primera impresión de Bob sobre HeyGen estuvo marcada por la necesidad. Con uno de los equipos de L&D más reducidos con los que había trabajado, necesitaba una forma de crear contenido más rápido sin sacrificar la calidad ni la participación.
«Necesitaba poder crear contenido más rápido», dijo. «En ese momento, en realidad solo estábamos otra persona y yo dando soporte a cientos de empleados».
Lo que llamó la atención de inmediato fue la capacidad de HeyGen para convertir la formación basada en texto en vídeos atractivos, añadiendo además un elemento humano mediante avatares. “Uno de los mayores retos del aprendizaje autodirigido es la implicación”, dijo Bob. “Las personas necesitan una conexión emocional para retener la información.”
Al utilizar un avatar de estudio, a menudo modelado a su propia imagen, Bob podía crear una sensación de presencia y familiaridad, incluso en el aprendizaje asíncrono. “Si los alumnos ven a una persona, aunque sea una versión avatar de mí, es más probable que retengan lo que están aprendiendo”, dijo.
Posibilitar juegos de rol realistas sin formación en directo
Uno de los mayores avances se produjo cuando Bob empezó a utilizar las capacidades interactivas de avatar de HeyGen.
«El momento mágico para nosotros fue ver cómo el avatar cobraba vida», dijo. «Pero, más importante aún, fue LiveAvatar y la posibilidad de hacer juegos de rol».
Bob mostró un escenario de entrevista simulada a un líder al que reportaba, demostrando cómo los empleados podían practicar habilidades reales, como realizar entrevistas o mantener conversaciones sobre desempeño, sin necesidad de que hubiera un coach en directo presente.
“Ese fue el momento en que nos dimos cuenta de que podíamos ayudar a las personas a desarrollar habilidades sin necesidad de que un coach estuviera sentado con ellas durante horas”, dijo.
Esto abrió la puerta a una práctica escalable integrada directamente en el aprendizaje a tu propio ritmo. En lugar de depender de talleres de 90 minutos o de sesiones de juego de rol individuales, los empleados ahora podían practicar en escenarios realistas según su propio horario.
«No creía que hubiéramos llegado tan lejos con la IA», dijo Bob. «Pero esto lo hizo posible».
Optimización de las actualizaciones de contenido y la distribución multilingüe
HeyGen también transformó la forma en que Advantive gestiona las actualizaciones de contenido y la localización.
En lugar de volver a grabar vídeos completos para hacer pequeños cambios, Bob podía actualizar rápidamente los guiones y regenerar el contenido. “Si necesitamos hacer una actualización, es mucho más rápido que volver a grabar un vídeo de tres o cinco minutos”, dijo.
El equipo también empezó a experimentar con la creación de vídeos generativos, convirtiendo indicaciones o contenido tipo PowerPoint en vídeos pulidos en cuestión de días en lugar de semanas.
«A menudo tenemos ideas, pero darles vida visualmente solía llevar semanas», dijo Bob. «Ahora lo estamos haciendo en cuestión de días».
Para la formación de clientes, la traducción se volvió significativamente más sencilla. Advantive opera principalmente en inglés, pero sus clientes internacionales necesitan formación en otros idiomas. “Poder subir un vídeo y tenerlo disponible rápidamente en varios idiomas ha sido algo enorme”, dijo Bob.
Creando una base para un aprendizaje más rápido y escalable
Desde que adoptó HeyGen, Advantive ha observado mejoras claras y medibles.
Bob calcula una reducción del 50 % en el tiempo necesario para crear contenido de aprendizaje autodirigido. En un ejemplo reciente, una formación en PowerPoint con narración en off que antes llevaba varios días se completó en solo dos o tres horas. “Ese ahorro de tiempo es la métrica más importante para nosotros”, dijo Bob.
Más allá de la eficiencia, el tiempo recuperado permite a Bob centrarse en tareas de mayor impacto, como facilitar sesiones, interactuar con los empleados y apoyar a los líderes, en lugar de pasar horas produciendo contenido.
«Si estoy ahorrando tiempo, también estoy ahorrando dinero», dijo. «Y puedo pasar más tiempo delante de la gente, lo que en última instancia impulsa la implicación y la retención».
Lo que Bob más valora de HeyGen es que sigue evolucionando. Las nuevas funciones continúan ampliando lo que es posible para los equipos de formación y desarrollo. “Aún estamos solo arañando la superficie”, dijo.
Su consejo para quienes están empezando es sencillo: lánzate y experimenta. “Cuanto más lo uses, más aprenderás a sacarle partido”, dijo Bob. “Y dedica tiempo a crear tu avatar de estudio. Cuanto mejor lo hagas, más realista y atractiva será la experiencia.”
Para Bob y el equipo de L&D de Advantive, HeyGen se ha convertido en la base para un aprendizaje más rápido, más atractivo y más escalable.
«Si quieres ahorrar tiempo, generar contenido más rápido y crear experiencias de aprendizaje con las que la gente realmente conecte y que recuerde», dijo Bob, «HeyGen merece absolutamente la pena probarlo».
