اپنے ورک اسپیس میں ممبرز کو مدعو کریں

HeyGen Academy میں خوش آمدید۔ یہ ماڈیول، "Inviting and Managing Teammates"، آپ کی ٹیم کو آپ کے ورک اسپیس میں لانے کے بارے میں ہے تاکہ آپ مل کر کام کر سکیں اور فوراً ہی تخلیق شروع کر سکیں۔ جب آپ ٹیم ممبرز کو شامل کرنے کے لیے تیار ہوں، تو پہلے یہ یقینی بنائیں کہ آپ اپنے ذاتی اکاؤنٹ کے بجائے شیئرڈ ورک اسپیس کے اندر ہیں۔ "Manage Workspace" پینل سے آپ دیکھ سکیں گے کہ کن لوگوں کو مدعو کیا گیا ہے، ان کے موجودہ رولز کیا ہیں، اور آیا انہوں نے دعوت قبول کر لی ہے یا ابھی بھی pending ہیں۔ HeyGen آپ کے کمپنی ای میل ڈومین سے پہلے سے سائن اپ کیے ہوئے ساتھیوں کی بھی تجاویز دیتا ہے، جس سے آپ انہیں صرف ایک کلک میں شامل کر سکتے ہیں۔ آپ ٹیم ممبرز کو براہِ راست ای میل کے ذریعے مدعو کر سکتے ہیں، یا ایک شیئرایبل لنک کاپی کر کے زیادہ وسیع طور پر بھیج سکتے ہیں۔ جیسے ہی دعوت نامہ بھیجا جاتا ہے، وہ یوزر آپ کی ممبر لسٹ میں "Invite Sent" اسٹیٹس کے ساتھ نظر آئے گا۔ اگر آپ کا ورک اسپیس request-to-join کے لیے کنفیگر ہے، تو نئی درخواستیں بھی اسی پینل میں دکھائی دیں گی۔ منظوری ملتے ہی وہ ٹیم ممبر "Active" اسٹیٹس میں آ جاتا ہے، باضابطہ طور پر آپ کے ورک اسپیس میں شامل ہو جاتا ہے اور آپ کے پلان میں ایک سیٹ استعمال کرتا ہے۔ HeyGen میں ہر ممبر کو ایک رول دیا جاتا ہے، جو اس کی رسائی کی سطح طے کرتا ہے: - Super Admins کو بلنگ، سیکیورٹی، permissions، اور ورک اسپیس سیٹنگز پر مکمل کنٹرول ہوتا ہے۔ - Developers نہ صرف کنٹینٹ بنا سکتے ہیں بلکہ HeyGen کی API تک بھی رسائی رکھتے ہیں، جیسے CRMs یا ای میل پلیٹ فارمز کے ساتھ integrations کے لیے۔ - Creators ویڈیوز، اواتارز، اور آوازیں بنانے پر فوکس کرتے ہیں، لیکن permissions یا بلنگ کو مینیج نہیں کرتے۔ - Viewers approvers اور reviewers ہوتے ہیں جو کنٹینٹ تک رسائی رکھتے ہیں لیکن اس میں ترمیم نہیں کر سکتے۔ یہ رول بیسڈ اسٹرکچر آپ کو تخلیقی کام اور نگرانی کے درمیان توازن قائم کرنے میں مدد دیتا ہے، تاکہ ٹیم ممبرز کے پاس وہ تمام ٹولز ہوں جن کی انہیں ضرورت ہے، بغیر اس کے کہ انہیں غیر ضروری رسائی دی جائے۔ اگر آپ نے request-based access فعال کر رکھی ہے، تو آپ join requests کا جائزہ لے کر ان پر عمل دو جگہوں سے کر سکتے ہیں: notifications پینل اور "Members & Workspaces" ٹیب۔ کسی درخواست کو approve کرتے ہی یوزر فوراً active ہو جاتا ہے اور آپ کی ممبرز لسٹ میں نظر آنے لگتا ہے؛ اسے deny کرنے سے آپ کا ورک اسپیس محفوظ رہتا ہے۔ ممبر رولز سے آگے بڑھ کر، HeyGen آپ کو اس بات پر باریک سطح پر کنٹرول دیتا ہے کہ ورک اسپیس کے اندر کنٹینٹ کیسے شیئر ہو۔ پروجیکٹ، فولڈر، یا ویڈیو لیول پر، آپ permissions کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں تاکہ رسائی محدود کریں، ایڈٹس کی اجازت دیں، یا صرف view-only لنکس شیئر کریں۔ یہاں تک کہ شیئرڈ پروجیکٹس کے اندر بھی، Viewer رول ہمیشہ view-only ہی رہتا ہے، جس سے آپ کی access پالیسیز برقرار رہتی ہیں۔ جب کوئی ویڈیو publish ہوتی ہے، تو اس کے لیے ایک Share Page بنتا ہے، جہاں creators کیپشنز شامل کر سکتے ہیں، permissions کنفیگر کر سکتے ہیں، پاس ورڈ پروٹیکشن لگا سکتے ہیں، یا ویڈیو کو اس طرح پبلک بنا سکتے ہیں کہ اسے دیکھنے کے لیے sign-in کی ضرورت نہ ہو۔ یہ آپشنز ٹیموں کو یہ لچک دیتے ہیں کہ وہ کنٹینٹ کو کیسے اور کہاں distribute کریں۔ اس ماڈیول کے اختتام تک، آپ یہ سمجھ جائیں گے کہ ٹیم ممبرز کو کیسے invite کرنا ہے، رولز کیسے assign کرنے ہیں، اور کنٹینٹ تک رسائی کو کیسے کنٹرول کرنا ہے۔ ان مراحل کے ساتھ، آپ کا ورک اسپیس آپ کی پوری تنظیم میں محفوظ اور scalable collaboration کے لیے تیار ہو گا۔