Explore the Academy
Nodig leden uit voor je werkruimte
Welkom bij HeyGen Academy. Deze module, Teamleden uitnodigen en beheren, draait helemaal om het toevoegen van je team aan je workspace, zodat jullie direct kunnen samenwerken en beginnen met creëren. Wanneer je klaar bent om teamleden toe te voegen, zorg er eerst voor dat je je in de gedeelde workspace bevindt en niet in je persoonlijke account. In het paneel Workspace beheren zie je iedereen die is uitgenodigd, hun huidige rollen en of ze de uitnodiging hebben geaccepteerd of dat deze nog in behandeling is. HeyGen doet ook suggesties voor collega’s die zich al hebben aangemeld met het e‑maildomein van je bedrijf, zodat je ze met één klik kunt toevoegen. Je kunt teamleden direct per e‑mail uitnodigen of een deelbare link kopiëren om breder te verspreiden. Zodra een uitnodiging is verzonden, verschijnt de gebruiker in je ledenlijst met de status Uitnodiging verzonden. Als je workspace is ingesteld op aanvragen om lid te worden, verschijnen nieuwe verzoeken ook in hetzelfde paneel. Zodra een verzoek is goedgekeurd, verandert de status van het teamlid in Actief; hij of zij treedt officieel toe tot je workspace en neemt een seat in op je abonnement. Elk lid in HeyGen krijgt een rol toegewezen, die bepaalt welk toegangsniveau iemand heeft: - Superbeheerders hebben volledige controle over facturatie, beveiliging, machtigingen en workspace-instellingen. - Developers kunnen content maken en hebben daarnaast toegang tot de HeyGen API voor integraties zoals CRM-systemen of e‑mailplatforms. - Creators richten zich op het produceren van video’s, avatars en stemmen, maar beheren geen machtigingen of facturatie. - Viewers zijn goedkeurders en reviewers die content kunnen bekijken zonder wijzigingen aan te brengen. Deze rolgebaseerde structuur helpt je creativiteit en controle in balans te houden, zodat teamleden de tools hebben die ze nodig hebben—zonder onnodige toegang te krijgen. Als je toegang op basis van aanvragen hebt ingeschakeld, kun je lidmaatschapsverzoeken op twee plekken bekijken en afhandelen: in het meldingenpaneel en op het tabblad Members & Workspaces. Het goedkeuren van een verzoek maakt de gebruiker direct actief en zichtbaar in je ledenlijst; het weigeren ervan houdt je workspace veilig. Naast ledenrollen biedt HeyGen je gedetailleerde controle over hoe content binnen de workspace wordt gedeeld. Op project-, map- of videoniveau kun je machtigingen aanpassen om toegang te beperken, bewerken toe te staan of alleen-lezen links te delen. Zelfs binnen gedeelde projecten blijft een Viewer-rol altijd beperkt tot alleen bekijken, zodat je toegangsbeleid behouden blijft. Wanneer een video wordt gepubliceerd, wordt er een Share Page aangemaakt, waar creators ondertitels kunnen toevoegen, machtigingen kunnen instellen, wachtwoordbeveiliging kunnen toepassen of de video openbaar toegankelijk kunnen maken zonder dat inloggen nodig is. Deze opties geven teams de flexibiliteit om te bepalen hoe en waar content wordt verspreid. Aan het einde van deze module weet je hoe je teamleden uitnodigt, rollen toewijst en de toegang tot content beheert. Met deze stappen is je workspace klaar voor veilige, schaalbare samenwerking binnen je organisatie.
When you’re ready to add teammates, first make sure you’re inside your shared workspace rather than your personal account. From the Manage Workspace panel, you’ll see everyone who’s been invited, their current roles, and whether they’ve accepted or are still pending. HeyGen also makes suggestions for colleagues who have already signed up with your company email domain, making it easy to bring them in with a single click. You can invite teammates directly by email, or copy a shareable link to send out more broadly.
As soon as an invitation is sent, the user appears in your member list with the status Invite Sent. If your workspace is configured for request-to-join, new requests will also show up in the same panel. Once approved, the teammate moves into Active status, officially joining your workspace and occupying a seat on your plan.
Every member in HeyGen is assigned a role, which determines their level of access:
Super Admins have full control over billing, security, permissions, and workspace settings.
Developers can create content and also access HeyGen’s API for integrations like CRMs or email platforms.
Creators focus on producing videos, avatars, and voices but don’t manage permissions or billing.
Viewers are approvers and reviewers who can access content without making edits.
This role-based structure helps you balance creativity with oversight, ensuring teammates have the tools they need—without giving unnecessary access.
If you’ve enabled request-based access, you can review and act on join requests in two places: the notifications panel and the Members & Workspaces tab. Approving a request immediately makes the user active and visible in your members list; denying it keeps your workspace secure.
Beyond member roles, HeyGen gives you granular control over how content is shared within the workspace. At the project, folder, or video level, you can adjust permissions to restrict access, allow edits, or share view-only links. Even within shared projects, a Viewer role always remains view-only, preserving your access policies.
When a video is published, it generates a Share Page, where creators can add captions, configure permissions, apply password protection, or make the video publicly viewable without requiring sign-in. These options give teams the flexibility to manage how and where content is distributed.
By the end of this module, you’ll understand how to invite teammates, assign roles, and control access to content. With these steps in place, your workspace will be ready for secure, scalable collaboration across your organization.