Advantive è un'azienda SaaS che offre software mirati per produttori e distributori specializzati, aiutandoli a crescere in modo efficiente e a operare in maniera più redditizia. In qualità di Director of Learning and Development, Bob Bednarz guida iniziative globali di enablement focalizzate sull’accelerazione della crescita dei dipendenti e sullo sviluppo del loro potenziale in tutta l’organizzazione.
Per Bob, l’apprendimento non riguarda solo la trasmissione di informazioni; si tratta di aiutare le persone a sviluppare competenze e a trattenere ciò che imparano più rapidamente. Il suo obiettivo è ridurre il tempo necessario ai dipendenti per raggiungere traguardi chiave, comprimendo ciò che prima richiedeva da due a tre anni in sei-dodici mesi, o anche meno. Riuscirci su larga scala, con un team L&D snello, ha richiesto un nuovo approccio alla creazione dei contenuti e al coinvolgimento delle persone.
Mantenere il coinvolgimento operando con risorse limitate
Il team L&D di Advantive opera in modo snello per scelta. Bob ricopre diversi ruoli, bilanciando facilitazione, creazione di contenuti e progettazione dei programmi, mentre supporta oltre 600 dipendenti in tutto il mondo, oltre alla formazione dei clienti.
Il video è sempre stato al centro della strategia di apprendimento di Advantive, soprattutto per i contenuti self-paced e on-demand. Creare un video che rimanesse rilevante e coinvolgente nel tempo era difficile.
«Una delle sfide più grandi con i video tradizionali è che diventano obsoleti molto rapidamente», ha detto Bob. «Potresti registrare una sessione di formazione di un’ora e, 30 o 40 giorni dopo, non è più accurata. A quel punto devi riregistrare tutto da capo».
Un altro grande vincolo era la dipendenza dagli esperti di dominio. Gli esperti tecnici di Advantive sono spesso a contatto diretto con i clienti e trovare il tempo perché potessero registrare le sessioni di formazione, per non parlare di creare un video coinvolgente, era una sfida.
«Non hanno sempre le competenze per registrare una formazione coinvolgente», spiegò Bob. «E noi non abbiamo sempre il tempo di distoglierli dai clienti».
Il risultato erano cicli di produzione lenti, contenuti obsoleti e una capacità limitata di scalare i programmi di formazione senza aumentare il carico di lavoro.
Trovare un modo più rapido per creare contenuti formativi coinvolgenti
La prima impressione di Bob su HeyGen è stata plasmata dalla necessità. Con uno dei team L&D più snelli con cui avesse mai lavorato, aveva bisogno di un modo per creare contenuti più rapidamente senza sacrificare qualità o coinvolgimento.
«Avevo bisogno di poter creare contenuti più velocemente», disse. «All’epoca, in pratica, c’eravamo solo io e un’altra persona a supportare centinaia di dipendenti.»
Ciò che ha colpito subito è stata la capacità di HeyGen di trasformare la formazione testuale in video coinvolgenti, aggiungendo al tempo stesso un elemento umano tramite avatar. “Una delle sfide più grandi nell’apprendimento autonomo è il coinvolgimento”, ha detto Bob. “Le persone hanno bisogno di una connessione emotiva per trattenere le informazioni.”
Utilizzando un avatar da studio, spesso modellato su se stesso, Bob poteva creare un senso di presenza e familiarità, anche nell’apprendimento asincrono. «Se chi impara vede una persona, anche solo una versione avatar di me, è molto più probabile che trattenga ciò che sta imparando», ha detto.
Abilitare role-play realistici senza coaching dal vivo
Una delle svolte più importanti è arrivata quando Bob ha iniziato a utilizzare le funzionalità di avatar interattivi di HeyGen.
«Il momento magico per noi è stato vedere l’avatar prendere vita», ha detto. «Ma, ancora più importante, è stato il LiveAvatar e la possibilità di fare role-play.»
Bob ha mostrato uno scenario di colloquio simulato a un responsabile a cui riportava, illustrando come i dipendenti potessero esercitarsi su competenze reali, come sostenere colloqui o gestire conversazioni di valutazione delle performance, senza la necessità di avere un coach dal vivo presente.
«È stato in quel momento che abbiamo capito che potevamo aiutare le persone a sviluppare competenze senza bisogno di un coach seduto accanto a loro per ore», disse.
Questo ha aperto la strada a un allenamento scalabile, integrato direttamente nell’apprendimento autonomo. Invece di fare affidamento su workshop di 90 minuti o su sessioni di role-play individuali, i dipendenti potevano ora esercitarsi in scenari realistici secondo i propri tempi.
«Non pensavo fossimo già arrivati a questo punto con l’IA» disse Bob. «Ma questo l’ha reso possibile.»
Ottimizzazione degli aggiornamenti dei contenuti e della distribuzione multilingue
HeyGen ha inoltre trasformato il modo in cui Advantive gestisce gli aggiornamenti dei contenuti e la localizzazione.
Invece di registrare nuovamente interi video per apportare piccole modifiche, Bob poteva aggiornare rapidamente gli script e rigenerare i contenuti. «Se dobbiamo fare un aggiornamento, è molto più veloce che registrare di nuovo un video di tre o cinque minuti», ha detto.
Il team ha anche iniziato a sperimentare la creazione di video generativi, trasformando prompt o contenuti in stile PowerPoint in video rifiniti nel giro di pochi giorni invece che di settimane.
«Spesso abbiamo delle idee, ma trasformarle in qualcosa di visivo richiedeva settimane», ha detto Bob. «Ora lo facciamo in pochi giorni».
Per la formazione dei clienti, la traduzione è diventata notevolmente più semplice. Advantive opera principalmente in inglese, ma i clienti globali richiedono formazione in altre lingue. "Poter caricare un video e renderlo rapidamente disponibile in più lingue è stato enorme", ha detto Bob.
Costruire le basi per un apprendimento più rapido e scalabile
Da quando ha adottato HeyGen, Advantive ha registrato risultati chiari e misurabili.
Bob stima una riduzione del 50% del tempo necessario per creare contenuti di apprendimento autonomo. In un esempio recente, una formazione in PowerPoint con voice-over che in passato avrebbe richiesto diversi giorni è stata completata in appena due o tre ore. "Quel risparmio di tempo è il nostro indicatore più importante", ha detto Bob.
Oltre all’efficienza, il tempo recuperato permette a Bob di concentrarsi su attività a maggiore impatto, come facilitare le sessioni, coinvolgere i dipendenti e supportare i leader, invece di passare ore a produrre contenuti.
«Se risparmio tempo, risparmio anche denaro», disse. «E posso passare più tempo davanti alle persone, il che alla fine aumenta il coinvolgimento e la fidelizzazione.»
Ciò che Bob apprezza di più di HeyGen è che continua a evolversi. Le nuove funzionalità ampliano continuamente ciò che è possibile per i team di formazione e sviluppo. “Siamo ancora solo all’inizio”, ha detto.
Il suo consiglio per chi sta iniziando è semplice: buttati e sperimenta. “Più ci giochi, più impari a usarlo”, ha detto Bob. “E dedica del tempo a creare il tuo avatar in studio. Più lo curi, più l’esperienza diventa realistica e coinvolgente.”
Per Bob e il team L&D di Advantive, HeyGen è diventato la base per una formazione più rapida, coinvolgente e facilmente scalabile.
«Se vuoi risparmiare tempo, creare contenuti più velocemente e realizzare esperienze di apprendimento con cui le persone si connettano davvero e che ricordino», ha detto Bob, «HeyGen vale assolutamente la pena di essere provato».
