Workday is het AI-platform voor het beheren van mensen, geld en agents. Het Workday-platform is gebouwd met AI als kern om klanten te helpen mensen te versterken, werk te versnellen en hun bedrijf blijvend vooruit te brengen. Het wordt gebruikt door meer dan 11.000 organisaties wereldwijd en in alle sectoren, van middelgrote bedrijven tot meer dan 60% van de Fortune 500.
Als wereldwijde marktleider produceert Workday een omvangrijke en snel groeiende bibliotheek met multimediale content, waarvan een groot deel moet worden gelokaliseerd voor diverse internationale doelgroepen. Met ondersteuning voor meer dan 50 talen en verzoeken van stakeholders die per project vaak 10 tot 15 talen beslaan, zorgden de schaal en complexiteit van lokalisatie voor toenemende uitdagingen.
"We maakten zoveel content—marketingvideo’s, interne communicatie, lange webinars—en we moesten dat allemaal in al die verschillende talen beschikbaar maken," zei Justin Meisinger, Program Manager van het Globalization Production Team bij Workday. "Maar de oude manier waarop we het deden, was gewoon niet schaalbaar."
De uitdaging draaide niet alleen om schaal. "Als je met tientallen talen werkt, is het ongelooflijk moeilijk om alles in lijn te houden met je merkstem. Het gaat niet alleen om het vertalen van woorden, maar om het behouden van toon, intentie en helderheid." De introductie van HeyGen heeft de manier waarop Workday met video omgaat volledig veranderd.
De localisatieworkflow opnieuw vormgeven
Voor HeyGen vertrouwde Workday volledig op handmatige processen, wat de productie vertraagde en de projecten beperkte die het team kon ondersteunen. "Het was niet alleen duur, het beperkte ook ons vermogen om ‘ja’ te zeggen tegen de business," zei Meisinger. "We waren voortdurend de capaciteit aan het afwegen tegen de vraag."
De traditionele lokalisatieworkflow was opgebouwd rond menselijke vertalers, stemacteurs en postproductiespecialisten, en nam weken of zelfs maanden in beslag. Het proces bestond uit vertalers die aan scripts werkten, reviewers die de nauwkeurigheid controleerden, stemtalent dat in geluidsstudio’s opnam en een volledig team dat alles tot één geheel samenvoegde.
“We hebben een enorm portfolio aan content, en als er iets verandert, is er meestal maar een klein tijdsbestek waarin we een aantal video’s moeten aanpassen en ze op tijd moeten publiceren,” zei Johanna Stussy, Product Strategist bij Workday.
Dit arbeidsintensieve model ging ook gepaard met een fors prijskaartje. "We gaven jaarlijks honderden duizenden dollars uit aan lokalisatie," zei Meisinger. "En soms moesten we projecten afwijzen, vooral langlopende video’s zoals webinars, omdat het simpelweg niet haalbaar was met de middelen die we hadden."
Dat magische moment creëren met AI-video
De introductie van HeyGen betekende een doorbraak. Workday onderzocht HeyGen eerst als een manier om de eerste vertaalslag te versnellen, maar ontdekte al snel dat het veel meer kon. "HeyGen is magisch voor ons geweest," vertelt Meisinger. "Het kan een video in enkele minuten vertalen, en we kunnen onze taalkundigen rechtstreeks in HeyGen laten proeflezen en kleine aanpassingen laten doen om onze merkstem te behouden."
“Het magische moment was zeker de custom avatars en de mogelijkheid om de content binnen enkele minuten aan te passen,” zei Johanna. “Ik kan een video hebben, zij kunnen mij een video sturen, en ik kan die dezelfde dag nog in drie talen renderen zodat zij hem kunnen controleren.”
A key reason for choosing HeyGen was its term-based functionality, which integrates with Workday’s pre-defined set of approved translations for key terms. "This lets us upload our term base, so when the AI translates content, it's already using the right language," he said. "That’s something we haven’t seen anywhere else."
Een andere grote reden om voor HeyGen te kiezen waren de geavanceerde audiomogelijkheden. Zelfs wanneer de originele audiotracks niet beschikbaar waren, kon HeyGen de stem van een spreker isoleren van de achtergrondmuziek en deze in een andere taal opnieuw synthetiseren, iets waarvoor anders een volledig productieteam nodig zou zijn.
"Het magische moment voor mij was toen ik een video van mezelf uploadde en HeyGen een paar minuten later een video uitspuugde waarin ik Duits sprak. Ik nam die video mee en liet hem aan mijn Duitse collega’s zien, en zij vroegen me: 'Spreek jij Duits?' Daardoor voelde het voor mij echt als pure magie," zei Meisinger.
Uiteindelijk sprong HeyGen eruit als een partner die de waarden van Workday op het gebied van innovatie en integriteit deelde. "Wij zijn ook een AI-bedrijf, dus we hechten veel waarde aan ethisch AI-gebruik," benadrukte Meisinger. "HeyGen gaf ons de controle en flexibiliteit die we nodig hadden, zonder onze principes te compromitteren."
Het Workday-team in staat stellen om te zeggen: “Dit heb ik gemaakt”
HeyGen heeft de manier waarop Workday met lokalisatie omgaat volledig veranderd. "Wat ik zo fijn vind aan HeyGen is dat ik niet langer nee hoef te zeggen tegen projecten," zei Meisinger. "Het is alsof we ons team hebben uitgebreid. We kunnen veel meer doen met de middelen die we hebben."
“Om een cursus te vertalen, kostte het gemiddeld 4 tot 6 weken,” zei Johanna. “Vandaag de dag kan ik het beeld- en geluidsmateriaal voor een van onze cursussen in weken vertalen, en soms zelfs in dagen, afhankelijk van het project. Dat was vroeger echt ondenkbaar.”
Door HeyGen te integreren in zijn lokalisatieproces heeft Workday zijn wereldwijde videostrategie opnieuw vormgegeven, waardoor deze sneller, slimmer en ethischer is geworden. Het resultaat is een schaalbaar proces van hoge kwaliteit dat klaar is om te voldoen aan de eisen van een groeiend internationaal publiek.
- Speed and scale: Localization turnaround reduced from weeks to minutes, with 10–15 languages per video, including two-hour webinars.
- Kostenefficiëntie: aanzienlijke besparingen dankzij vaste tarieven; 100% capaciteitsgroei zonder extra personeel.
- Brand integrity and ethics: Fully aligned with Workday’s terminology standards and ethical AI use, avoiding deceptive practices like lip-syncing.
Terugkijkend op de ervaring benadrukte Meisinger de professionele trots die gepaard gaat met het leveren van hoogwaardig en efficiënt werk. "Het is voor mij vanuit professioneel oogpunt belangrijk om dit te kunnen doen. Niet alleen omdat het mij er goed uit laat zien, maar omdat ik aan het eind van de dag naar huis kan gaan met het gevoel dat ik een kwaliteitsproduct heb geleverd en mezelf efficiënter heb gemaakt," deelde hij.
Voor andere teams die AI overwegen voor lokalisatie, heeft Workday een eenvoudige boodschap: "Probeer het gewoon. Het is gratis om te testen. Je zult misschien verrast zijn over hoeveel het je workflow verbetert."
“Lean into it, test it, and be curious. I definitely found some goodies that were unexpected and that were time savers, that added value to our workflow,” said Johanna.
