Workday is het AI-platform voor het beheren van personeel, financiën en agents. AI vormt de kern van het Workday-platform en helpt klanten hun medewerkers te laten groeien, werk slimmer en efficiënter te maken en hun bedrijf steeds verder vooruit te brengen. Meer dan 11.000 organisaties wereldwijd en in uiteenlopende sectoren gebruiken het platform: van middelgrote bedrijven tot meer dan 60% van de Fortune 500.
Als wereldwijde marktleider produceert Workday een omvangrijke en groeiende bibliotheek aan multimediacontent, waarvan een groot deel moet worden gelokaliseerd voor uiteenlopende internationale doelgroepen. Met ondersteuning voor meer dan 50 talen en aanvragen van belanghebbenden die vaak 10 tot 15 talen per project omvatten, zorgden de schaal en complexiteit van lokalisatie voor steeds grotere uitdagingen.
"We produceerden enorm veel content — marketingvideo’s, interne communicatie, uitgebreide webinars — en die moest allemaal beschikbaar komen in al die verschillende talen", aldus Justin Meisinger, programmamanager in het Globalization Production Team bij Workday. "Maar onze oude werkwijze kon die groei simpelweg niet bijbenen."
De uitdaging zat niet alleen in de schaal. "Als je met tientallen talen werkt, is het ontzettend moeilijk om overal de stem van je merk te behouden. Het gaat niet alleen om het vertalen van woorden, maar ook om het behouden van de toon, de intentie en de helderheid." De introductie van HeyGen veranderde de manier waarop Workday video inzet.
De lokalisatieworkflow opnieuw vormgeven
Vóór HeyGen werkte Workday uitsluitend met handmatige processen. Dat vertraagde de productie en beperkte het aantal projecten dat het team kon ondersteunen. "Het was niet alleen duur, het beperkte ook onze mogelijkheden om ja te zeggen tegen verzoeken vanuit de organisatie", aldus Meisinger. "We moesten voortdurend onze capaciteit afwegen tegen de vraag."
Het traditionele lokalisatieproces draaide om menselijke vertalers, stemacteurs en postproductiespecialisten en duurde weken of zelfs maanden. Vertalers werkten aan de scripts, revisoren controleerden de nauwkeurigheid, stemacteurs namen teksten op in geluidsstudio’s en een heel team voegde alles samen.
“We hebben een enorm aanbod aan content. Als er iets verandert, hebben we meestal maar weinig tijd om een aantal video's aan te passen en op tijd te publiceren”, aldus Johanna Stussy, productstrateeg bij Workday.
Deze aanpak vergde niet alleen veel middelen, maar bracht ook hoge kosten met zich mee. "We gaven jaarlijks honderdduizenden dollars uit aan lokalisatie", aldus Meisinger. "En soms moesten we projecten afwijzen, vooral langere video's zoals webinars, omdat ze met de beschikbare middelen gewoon niet haalbaar waren."
Dat magische moment creëren met AI-video
De introductie van HeyGen betekende een doorbraak. Workday onderzocht HeyGen aanvankelijk om de eerste vertaalstap te versnellen, maar ontdekte al snel dat er veel meer mogelijk was. "HeyGen heeft voor ons echt het verschil gemaakt", vertelt Meisinger. "Het kan een video binnen enkele minuten vertalen. Bovendien kunnen onze taalspecialisten de vertaling rechtstreeks in HeyGen controleren en kleine aanpassingen doen om onze merkstem te behouden."
“Het echte wauw-moment waren de gepersonaliseerde avatars en de mogelijkheid om de inhoud binnen een paar minuten aan te passen”, aldus Johanna. “Als ik een video heb of toegestuurd krijg, kan ik die in drie talen renderen, zodat ze die nog dezelfde dag kunnen controleren.”
Een belangrijke reden om voor HeyGen te kiezen was de ondersteuning voor terminologielijsten, die aansluit op de vooraf vastgelegde, goedgekeurde vertalingen van belangrijke termen bij Workday. "Hiermee kunnen we onze terminologielijst uploaden, zodat de AI bij het vertalen van content meteen de juiste termen gebruikt", zei hij. "Dat hebben we nergens anders gezien."
Een ander groot pluspunt waren de geavanceerde audiomogelijkheden van HeyGen. Zelfs als de oorspronkelijke losse audiosporen niet beschikbaar waren, kon HeyGen de stem van een spreker scheiden van de achtergrondmuziek en in een andere taal opnieuw genereren. Daar zou anders een heel productieteam voor nodig zijn.
"Het magische moment was voor mij toen ik een video van mezelf uploadde en HeyGen een paar minuten later een video maakte waarin ik Duits sprak. Ik liet die video aan mijn Duitse collega's zien en ze vroegen me: 'Spreek jij Duits?' Daardoor voelde het voor mij echt als magie", aldus Meisinger.
Uiteindelijk onderscheidde HeyGen zich als een partner die de waarden van Workday op het gebied van innovatie en integriteit deelde. "Wij zijn ook een AI-bedrijf, dus we hechten veel waarde aan het ethisch gebruik van AI", benadrukte Meisinger. "HeyGen gaf ons de controle en flexibiliteit die we nodig hadden, zonder dat we concessies hoefden te doen aan onze principes."
Het Workday-team in staat stellen om te zeggen: ‘Dit heb ik gemaakt’
HeyGen heeft de manier waarop Workday lokalisatie aanpakt volledig veranderd. "Wat ik zo fijn vind aan HeyGen, is dat ik geen nee meer hoef te zeggen tegen projecten", aldus Meisinger. "Het is alsof ons team is uitgebreid. We kunnen veel meer doen met de middelen die we hebben."
“Het vertalen van een cursus duurde gemiddeld 4 tot 6 weken”, vertelt Johanna. “Nu kan ik het mediamateriaal voor een van onze cursussen in een paar weken vertalen, en afhankelijk van het project soms zelfs in een paar dagen. Dat was voorheen ondenkbaar.”
Door HeyGen in zijn lokalisatieproces te integreren, heeft Workday zijn wereldwijde videostrategie vernieuwd: sneller, slimmer en ethisch verantwoorder. Het resultaat is een schaalbaar, hoogwaardig proces dat klaar is om te voldoen aan de behoeften van een groeiend internationaal publiek.
- Snelheid en schaal: De doorlooptijd voor lokalisatie is teruggebracht van weken naar minuten, met 10–15 talen per video, ook voor webinars van twee uur.
- Kostenefficiëntie: Aanzienlijke besparingen dankzij een vast tarief; 100% meer capaciteit zonder extra personeel.
- Merkintegriteit en ethiek: Volledig in lijn met de terminologierichtlijnen van Workday en ethisch AI-gebruik, zonder misleidende technieken zoals lipsynchronisatie.
Terugblikkend op de ervaring benadrukte Meisinger hoe trots het hem als professional maakt om efficiënt werk van hoge kwaliteit te leveren. "Voor mij als professional is het belangrijk dat ik dit kan. Niet alleen omdat ik er goed mee voor de dag kom, maar ook omdat ik aan het einde van de dag naar huis kan met het gevoel dat ik een kwaliteitsproduct heb afgeleverd en efficiënter heb gewerkt", vertelde hij.
Voor andere teams die AI overwegen voor lokalisatie heeft Workday een eenvoudige boodschap: "Probeer het gewoon. Testen is gratis. Je zult misschien versteld staan van hoeveel het je workflow verbetert."
“Ga ermee aan de slag, probeer het uit en wees nieuwsgierig. Ik heb echt een paar onverwachte mogelijkheden ontdekt die tijd bespaarden en onze workflow verbeterden”, aldus Johanna.
