Workday är AI-plattformen för att hantera människor, pengar och agenter. Workday-plattformen är byggd med AI i kärnan för att hjälpa kunder att lyfta sina medarbetare, effektivisera arbetet och driva verksamheten framåt på lång sikt. Den används av mer än 11 000 organisationer världen över och i många olika branscher, från medelstora företag till över 60 % av Fortune 500-bolagen.
Som en global ledare producerar Workday ett omfattande och växande bibliotek av multimediainnehåll, där en stor del behöver lokaliseras för olika internationella målgrupper. Med stöd för fler än 50 språk och intressentförfrågningar som ofta omfattar 10 till 15 språk per projekt, innebar omfattningen och komplexiteten i lokaliseringsarbetet växande utmaningar.
”Vi producerade så mycket innehåll – marknadsföringsvideor, internkommunikation, långa webbinarier – och vi behövde få ut det på alla de här olika språken”, säger Justin Meisinger, programansvarig i Globalization Production Team på Workday. ”Men det gamla sättet att göra det skalade helt enkelt inte.”
Utmaningen handlade inte bara om skala. ”När du arbetar med dussintals språk är det otroligt svårt att hålla allt i linje med din varumärkesröst. Det handlar inte bara om att översätta ord, utan om att bevara ton, avsikt och tydlighet.” Införandet av HeyGen förändrade Workdays sätt att arbeta med video.
Nytolka arbetsflödet för lokalisering
Innan HeyGen förlitade sig Workday helt på manuella processer, vilket saktade ner produktionen och begränsade vilka projekt teamet kunde stödja. ”Det var inte bara dyrt, det begränsade också vår möjlighet att säga ja till verksamheten”, säger Meisinger. ”Vi balanserade ständigt kapacitet mot efterfrågan.”
Det traditionella lokaliseringsarbetsflödet byggde på mänskliga översättare, röstskådespelare och efterproduktionsspecialister och tog veckor eller till och med månader. Processen innebar att översättare arbetade med manus, granskare kontrollerade noggrannhet, rösttalanger spelade in i ljudstudior och ett helt team satte ihop allt till en färdig helhet.
”Vi har en enorm portfölj av innehåll, och när något ändras har vi oftast bara ett litet tidsfönster för att uppdatera ett antal videor och få ut dem i tid”, säger Johanna Stussy, produktstrateg på Workday.
Den här resurskrävande modellen kom också med en rejäl prislapp. ”Vi lade hundratusentals dollar per år på lokalisering”, sa Meisinger. ”Och ibland var vi tvungna att tacka nej till projekt, särskilt längre videor som webbinarier, eftersom det helt enkelt inte var genomförbart med de resurser vi hade.”
Skapa det där magiska ögonblicket med AI-video
Introduktionen av HeyGen innebar ett genombrott. Workday började först använda HeyGen som ett sätt att snabba upp det första översättningssteget, men upptäckte snabbt att det kunde göra mycket mer. ”HeyGen har varit magiskt för oss”, berättar Meisinger. ”Det kan översätta en video på några minuter, och vi kan ta in våra lingvister direkt i HeyGen för att korrekturläsa och göra små justeringar för att behålla vår varumärkesröst.”
”Den magiska stunden var helt klart de anpassade avatarerna och möjligheten att ändra innehållet på några minuter”, sa Johanna. ”Jag kan ha en video, de kan skicka en video till mig, och jag kan rendera den på tre språk åt dem att korrekturläsa samma dag.”
En viktig anledning till att välja HeyGen var dess termbaserade funktionalitet, som integreras med Workdays fördefinierade uppsättning godkända översättningar för nyckeltermer. ”Det här låter oss ladda upp vår termbas, så när AI:n översätter innehåll använder den redan rätt språk”, sa han. ”Det är något vi inte har sett någon annanstans.”
En annan stor fördel var HeyGens avancerade ljudfunktioner. Även när de ursprungliga ljudspåren inte fanns tillgängliga kunde HeyGen isolera en talares röst från bakgrundsmusik och återsyntetisera den på ett annat språk, något som annars skulle kräva ett helt produktionsteam.
”Det magiska ögonblicket för mig var när jag laddade upp en video på mig själv, och några minuter senare spottade HeyGen ur sig en video där jag pratade tyska. Jag tog den videon och visade den för mina tyska kollegor, och de frågade mig: ’Pratar du tyska?’ Så jag tror att det fick det att kännas som riktig magi”, sa Meisinger.
Till slut utmärkte sig HeyGen som en partner som delade Workdays värderingar kring innovation och integritet. ”Vi är också ett AI-företag, så vi bryr oss mycket om etisk användning av AI”, betonade Meisinger. ”HeyGen gav oss den kontroll och flexibilitet vi behövde, utan att kompromissa med våra principer.”
Gör det möjligt för Workday-teamet att säga ”Det här har jag gjort”
HeyGen har fullständigt förändrat hur Workday hanterar lokalisering. ”Det jag älskar med HeyGen är att jag inte längre behöver säga nej till projekt”, säger Meisinger. ”Det är som att vi har förstärkt vårt team. Vi kan göra mycket mer med de resurser vi har.”
”Att översätta en kurs brukade i genomsnitt ta 4 till 6 veckor”, sa Johanna. ”I dag kan jag översätta materialet för en av våra kurser på veckor, och ibland till och med dagar beroende på projektet. Det var helt otänkbart tidigare.”
Genom att integrera HeyGen i sitt lokaliseringsarbetsflöde har Workday omdefinierat sin globala videostrategi och gjort den snabbare, smartare och mer etisk. Resultatet är en skalbar process med hög kvalitet som är redo att möta behoven hos en växande internationell publik.
- Hastighet och skala: Lokaliseringsprocessen har kortats från veckor till minuter, med 10–15 språk per video, inklusive två timmar långa webbinarier.
- Kostnadseffektivitet: Betydande besparingar med fast pris och 100 % kapacitetsökning utan att anställa fler.
- Varumärkesintegritet och etik: Helt i linje med Workdays terminologistandarder och etisk användning av AI, och undviker vilseledande metoder som läppsynk.
När han reflekterade över erfarenheten betonade Meisinger den professionella stolthet som följer med att leverera arbete av hög kvalitet på ett effektivt sätt. ”Det är viktigt för mig ur ett professionellt perspektiv att kunna göra det här. Inte bara för att det får mig att framstå i god dager, utan för att jag kan gå hem i slutet av dagen och känna att jag levererat en kvalitetsprodukt och gjort mig själv mer effektiv”, berättade han.
För andra team som funderar på att använda AI för lokalisering har Workday ett enkelt budskap: ”Bara testa. Det är gratis att prova. Du kanske blir förvånad över hur mycket det förbättrar ditt arbetsflöde.”
”Gå in för det, testa och var nyfiken. Jag hittade definitivt en del oväntade guldkorn som sparade tid och gav mervärde till vårt arbetsflöde”, sa Johanna.
