Workday is the AI platform for managing people, money, and agents. The Workday platform is built with AI at its core to help customers elevate people, supercharge work, and move their business forever forward. It’s used by more than 11,000 organizations around the world and across industries, from medium-sized businesses to more than 60% of the Fortune 500.
As a global leader, Workday produces a vast and growing library of multimedia content, much of which must be localized for diverse international audiences. With more than 50 languages supported and stakeholder requests commonly spanning 10 to 15 languages per project, the scale and complexity of localization presented mounting challenges.
"Napakarami ng nilalaman na ginagawa namin—mga marketing video, internal communications, mahahabang webinar—at kailangan naming mailagay ang lahat ng ito sa iba’t ibang wika," sabi ni Justin Meisinger, Program Manager sa Globalization Production Team ng Workday. "Pero hindi na talaga kaya ng luma naming paraan ang ganoong saklaw."
Hindi lang sukat ang naging hamon. “Kapag nagtatrabaho ka na sa dose-dosenang wika, napakahirap panatilihing nakaayon sa boses ng iyong brand ang lahat. Hindi lang ito tungkol sa pagsasalin ng mga salita, kundi sa pagpapanatili ng tono, intensyon, at kalinawan.” Binago ng pagpasok ng HeyGen ang paraan ng paglapit ng Workday sa video.
Reimagining the localization workflow
Bago ang HeyGen, umasa lang ang Workday sa mga manu-manong proseso, na nagpapabagal sa produksyon at naglilimita sa mga proyektong kaya naming suportahan. “Hindi lang ito magastos, nililimitahan din nito ang kakayahan naming magsabi ng oo sa mga pangangailangan ng negosyo,” sabi ni Meisinger. “Palagi kaming nagbabalanse ng kapasidad laban sa demand.”
Ang tradisyonal na proseso ng localization ay nakabatay sa mga human translator, voice actor, at mga post-production specialist, at inaabot ng ilang linggo o kahit buwan. Kasama sa prosesong ito ang mga translator na gumagawa ng mga script, mga tagasuri na nagche-check ng katumpakan, voice talent na nagre-record sa mga sound studio, at isang buong team na nagtitipon at nag-e-edit ng lahat ng materyal.
“We have a huge portfolio of content, and when something changes, it’s usually a small window that we have to change a handful of videos and get them out in a timely manner,” said Johanna Stussy, Product Strategist at Workday.
Ang modelong ito na nangangailangan ng maraming resources ay may kasamang napakalaking gastos. “Gumagastos kami ng daan-daang libong dolyar bawat taon para sa localization,” sabi ni Meisinger. “At minsan kailangan naming tumanggi sa mga proyekto, lalo na sa mga long-form na video tulad ng mga webinar, dahil hindi talaga ito praktikal sa mga resources na meron kami.”
Paglikha ng mahiwagang sandali gamit ang AI na video
Ang pagdating ng HeyGen ay nagdala ng malaking pagbabago. Unang sinubukan ng Workday ang HeyGen bilang paraan para pabilisin ang unang hakbang ng pagsasalin, ngunit mabilis nilang natuklasan na kaya pa nitong gumawa ng higit pa. “HeyGen has been magical for us,” pagbabahagi ni Meisinger. “Kaya nitong isalin ang isang video sa loob lamang ng ilang minuto, at maaari naming dalhin ang aming mga lingguwista direkta sa HeyGen para mag-proofread at gumawa ng maliliit na pagbabago upang mapanatili ang boses ng aming brand.”
“The magic moment was definitely the custom avatars and the ability to change the content within minutes,” Johanna said. “I can have a video, they can send me a video, and I could render it in three languages for them to proof same day.”
Isa sa mga pangunahing dahilan kung bakit pinili ang HeyGen ay ang term-based na functionality nito, na naka-integrate sa pre-defined na set ng mga aprubadong salin ng Workday para sa mahahalagang termino. "Pinapahintulutan kami nitong i-upload ang aming term base, kaya kapag isinasalin ng AI ang content, tama na agad ang wikang ginagamit nito," sabi niya. "’Yan ang isang bagay na hindi pa namin nakikita kahit saan pa."
Another major draw was HeyGen’s advanced audio capabilities. Even when original audio stems weren’t available, HeyGen could isolate a speaker’s voice from background music and re-synthesize it in another language, which would otherwise require an entire production team.
"The magic moment for me was when I uploaded a video of myself, and a few minutes later, HeyGen spit out a video of me speaking German. I took that video and showed it to my German coworkers, and they asked me, 'Do you speak German?' So, I think that made it just seem like truly magic,” Meisinger said.
Ultimately, HeyGen stood out as a partner that shared Workday’s values around innovation and integrity. "We’re an AI company too, so we care deeply about ethical AI use," Meisinger emphasized. "HeyGen gave us the control and flexibility we needed, without compromising our principles."
Binibigyang-kakayahan ang Workday team na masabing “Ako ang gumawa nito”
Ganap na binago ng HeyGen kung paano hinahawakan ng Workday ang localization. “Ang gusto ko sa HeyGen ay hindi ko na kailangang tumanggi sa mga proyekto,” sabi ni Meisinger. “Parang nadagdagan namin ang kapasidad ng team namin. Mas marami na kaming nagagawa gamit ang parehong resources na meron kami.”
“Para isalin ang isang kurso, aabutin ito ng karaniwang 4 hanggang 6 na linggo,” sabi ni Johanna. “Ngayon, kaya ko nang isalin ang media para sa isa sa mga kurso namin sa loob lang ng ilang linggo, at minsan kahit ilang araw lang depende sa proyekto. Dati, imposibleng mangyari iyon.”
Sa pamamagitan ng pag-integrate ng HeyGen sa localization pipeline nito, muling binago ng Workday ang kanilang global video strategy, na ginawa itong mas mabilis, mas matalino, at mas etikal. Ang resulta ay isang scalable at de-kalidad na proseso na handang tugunan ang mga pangangailangan ng lumalaking internasyonal na audience.
- Bilis at saklaw: Ang oras ng localization ay nabawasan mula sa ilang linggo hanggang ilang minuto, na may 10–15 wika sa bawat video, kabilang ang dalawang-oras na mga webinar.
- Pagiging matipid sa gastos: Malaking pagtitipid sa pamamagitan ng flat-rate na pagpepresyo; 100% pagtaas sa kapasidad nang hindi nagdaragdag ng karagdagang tauhan.
- Integridad at Etika ng Brand: Ganap na nakaayon sa mga pamantayan sa terminolohiya ng Workday at sa etikal na paggamit ng AI, iniiwasan ang mapanlinlang na mga gawain tulad ng lip-syncing.
Sa pagninilay sa karanasan, binigyang-diin ni Meisinger ang propesyonal na pagmamalaki na kaakibat ng paghahatid ng de-kalidad at episyenteng trabaho. "Mahalaga ito sa akin mula sa isang propesyonal na pananaw na magawa ko ito. Hindi lang dahil nagpapaganda ito sa imahe ko, kundi dahil makakauwi ako sa pagtatapos ng araw na pakiramdam ko ay nakapaghatid ako ng de-kalidad na produkto at naging mas episyente ako," ibinahagi niya.
For other teams considering AI for localization, Workday has a simple message: "Just try it. It’s free to test. You might be surprised by how much it improves your workflow."
“Lean into it, test it, and be curious. I definitely found some goodies that were unexpected and that were time savers, that added value to our workflow,” said Johanna.
